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Nueva versión del Índice Único. Codificación de países según ISO 3166-1

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Recientemente Ancert comunicó a las «casas informáticas» un cambio importante en la estructura del Índice Único: a partir del 1 de enero de 2017, todos los campos correspondientes a países y nacionalidades pasarán a codificarse con el estándar ISO 3166-1 alpha 3.

Este cambio implica la adaptación de todas las listas desplegables de los formularios que cargasen listas de países, pues a partir de dicha fecha, ya no se codificarán con 3 dígitos numéricos como hasta ahora (codificación oficial de Países y Territorios aprobada por OM 9-12-99), si no que empleará la codificación ISO 3166-1.

paises

Esto tiene mucha más importancia de lo que puede parecer a simple vista: todos los campos donde se asigna el país se deben ajustar a esta nueva codificación. Existen multitud de campos afectados: en clientes, por ejemplo, país de residencia y nacionalidad, o en inmuebles.

Además, hay que tener en cuenta que no se admitirán envíos con países según la codificación anterior; es decir, serán rechazados por la pasarela ya que Ancert impone la regla como obligatoria.

Para que esto no suponga ningún problema para el usuario, Enlace Notarnet hace un asignación automática de la codificación anterior a la codificación nueva. Esto puede observarse en las opciones de configuración (Ctrl+O), pestaña «3. Parámetros», botón «Países».

mapeo-paises-iso-3166

Gracias a esta operación de asignación automática, el usuario de Enlace Notarnet no deberá hacer nada para tener configurado el envío mediante la pasarela SIGNO según esta nueva codificación.

En cualquier caso, se pueden presentar problemas por datos históricos asignado en clientes o inmuebles, con países que ya no existen como Yugoslavia o la URSS. En estos casos, al enviar a SIGNO, el usuario recibirá un error indicándolo convenientemente para que se asigne el País correcto.

La nueva versión de Enlace Notarnet, ya se está desplegando en las primera notarías para que se pueda verificar que todo funciona adecuadamente. A lo largo de los días 28 y 29 de diciembre,  la nueva versión estará disponible para todos los usuarios de Enlace Notarnet.

 

Ancert anuncia la reactivación del envío de apoderados en los poderes procesales

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Hoy, 1 de septiembre, hemos recibido un correo de Ancert anunciando que, a partir del 16 de septiembre, los datos de los apoderados en el Índice Único pasarán a ser obligatorios en los siguientes actos jurídicos:

  • 1403: PODER PARA PLEITOS
  • 1404: SUSTITUCIÓN DE PODER PARA PLEITOS
  • 1413: REVOCACIÓN DE PODER PARA PLEITOS

Esta obligación estaba prevista en la última revisión del Índice Único de marzo de este mismo año, sin embargo varios problemas de implantación la dejaron sin efecto.

En este post anterior comentábamos todas las novedades que incluía dicha actualización de marzo. Recomendamos su relectura, aunque copiamos aquí el extracto referido a esta cuestión concreta de la obligatoriedad de comunicar los apoderados en este tipo de documentos.

….

Poderes para pleitos: inclusión de los apoderados (procuradores, abogados, etc.)

Esta quizá sea la novedad más llamativa. A partir del 1 de marzo será obligatorio incluir el nombre completo del apoderado y su profesión. Los valores posibles de esta última serán: (1) Procurador, (2) Abogado, (3) Graduado Social y (4) Otros.

Los actos jurídicos afectados son:

  • 1403 – PODER PARA PLEITOS
  • 1404 – SUSTITUCIÓN DE PODER PARA PLEITOS
  • 1413 – REVOCACIÓN DE APODERAMIENTO O AUTORIZACIÓN

Adicionalmente, se mostrará la siguiente advertencia en caso que no se realice el trámite Notificación de Apoderamientos relacionado con el documento:

“Con arreglo al Convenio suscrito entre el Consejo General del Notariado y el Consejo General de Procuradores de España los apoderamientos relacionados con pleitos podrán notificarse, a instancias de sus clientes, para su consulta a través del portal de apoderamientos mediante un código seguro de verificación, sirviendo la comunicación notarial como medio para la obtención de la copia simple electrónica y conocimiento de la vigencia del poder.”

Por tanto, tenga en cuenta, que si no realiza el trámite de notificación, el documento siempre quedará con la advertencia (estado “amarillo/naranja”). Lo que no sabemos es si este trámite de notificación tendrá un coste para el notario; aunque, si hacemos caso a las distintas experiencias anteriores, podemos aventurar razonablemente que sí.

Búsqueda del Número de Colegiado del Procurador

Adicionalmente, en caso de cualquier documento afectado por el punto anterior, al enviar el documento a SIGNO, el sistema de Ancert realizará, de forma automática, una búsqueda de los Procuradores para averiguar el número de colegiado. En aquellos casos en los que no sea posible encontrar una única coincidencia, se obligará, en el formulario del compareciente, a realizar esta búsqueda de forma manual mediante un nuevo plugin habilitado al efecto.SIGNO. Búsqueda de Procurador

Esto en la práctica significará que el usuario deberá tener mucho cuidado a la hora de escribir los nombres y apellidos de los procuradores para “conseguir” que el buscador automático de la Base de Datos de Procuradores encuentre simpre, o el mayor número posible de veces, al procurador en cuestión.

Esperemos que este nuevo cotejo no se convierta en otro impedimento para los usuarios, como ya están sufriendo por los cotejos de Sujetos e Inmuebles.

…

Desconocemos si el trámite de Notificación al que se hacía referencia en las especificaciones de marzo también se reactivará o si ha cambiado, o desaparecido, la obligación de búsqueda del número de colegiado cuando se trate de Procuradores.

En cualquier caso, y como siempre, remitimos a la documentación que deberá circular Ancert para conocer más detalles al respecto de esta nueva obligación y sus implicaciones en SIGNO.

Espero os sirva de utilidad.

Aclaración sobre la carta del Presidente del Consejo General del Notariado sobre los Poderes Procesales

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Este post pretende aclarar algunos puntos de la carta del Presidente del Consejo General del Notariado remitida el pasado 17 de marzo a todos los notarios.

En ella se hace mención a los problemas que se están planteando en el servicio de envío de Poderes Procesales mediante el Índice Único. En dicha carta se puede leer:

«…la puesta en producción de tal aplicación está siendo compleja, consecuencia en algunos casos de fallos propios (inadecuada explicación de la importancia de esta aplicación y de su uso) y, en otros, de fallos ajenos que tienen relación directa con las casas de informática que nos proveen de servicios a nuestros despachos. En cuanto a la primera de las deficiencias indicadas, asumo la responsabilidad por la existencia de una política de comunicación que no ha sido efectiva. Respecto de las segundas, se ha dado a ANCERT la orden de solucionar de inmediato los problemas detectados, aun cuando no sean imputables a ésta o al Consejo.»

 

Un poco más adelante, se añade:

«Se ha observado por ANCERT que algunas casas de informática tratan al procurador como otorgante tipo “A”, que no “C” (que es lo correcto), lo que hace que la aplicación exija una información de la que no disponemos en la notaría. En otras ocasiones, no se incorpora el carácter (profesión) del procurador, lo que impide que la aplicación capte esa información. Igualmente no se marca por defecto “ausencia de NIF” cuando se trata de la aplicación de poderes procesales, por lo que ante la inexistencia de este dato, la grabación del índice deviene imposible.»

 

Pues bien, desde NOTARNET queremos aclarar, y asegurar a todos nuestros usuarios, que Enlace Notarnet envía correctamente la información desde el primer día de entrada en vigor de este nuevo servicio, ciñéndonos rigurosamente al esquema y reglas remitidas por ANCERT.

Sin embargo, es de justicia indicar que la documentación que ANCERT envía, normalmente con muchísimo retraso, resulta insuficiente y poco clarificadora (y, a menudo, con errores). Esto provoca que «las casas informáticas» nos veamos obligadas, en numerosas ocasiones, a realizar los desarrollos necesarios con un tiempo a todas luces escaso y recurriendo a la nada recomendable técnica de prueba y error.

Con motivo de una actualización anterior del Índice Único (concretamente mayo 2015) escribíamos este post en el que, entre otras cosas, se hablaba precisamente sobre los perjuicios que este tipo de «política» conlleva:

«…Como es costumbre, los plazos impuestos por ANCERT para realizar (1) el análisis de la documentación, (2) diseño de la solución, (3) programación de la misma, y (4) preparación del despliegue en los despachos notariales, son absolutamente ridículos. Y todo contando con que no se produzcan retrasos “no planificados” como ya ha pasado, desgraciadamente en multitud de ocasiones (ver aquí, aquí y aquí por ejemplo).
En cualquier caso no voy a volver a explicar los efectos tan perjudiciales para las notarías que este tipo de estrategia en la planificación implican. El lector puede releerlos en los vínculos anteriores…»

 

Y este problema, recurrente, no es sólo cuestión de «mala comunicación» o «inadecuada explicación»; por cierto, excusa muy de moda en la política española actual. La cuestión es mucho más de fondo: falta de planificación y de transparencia. No entro a valorar si es una decisión estratégica, ni mucho menos quién o quienes se benefician de ello, pero parece claro que se intentan construir argumentos falaces para responsabilizar de todo a otros, entre ellos a las «casas informáticas»; como desde hace meses a Microsoft con su Windows 10 que no se puede instalar porque es un sistema «..demasiado reciente…»

Yo-nunca-tengo-la-culpa-de-nada

El Índice Único forma parte del corazón de cualquier software de gestión notarial; estructuralmente es el primer, y más importante, requisito que cualquier aplicación debe cumplir. Insistimos: cualquier cambio debería analizarse con mucho más rigor, planificando con el tiempo suficiente, y sobre todo con la mayor transparencia con los proveedores informáticos de las notarías

Por ello, y sólo pensando en el bien de los notarios y sus empleados, solicitamos por enésima vez:

a) que, por un lado, la documentación técnica remitida sea lo más exhaustiva posible, con plazos de pruebas suficientes,

b)  y, por otro lado, que no se responsabilice a «las casas informáticas» como una unidad abstracta; como diría un castizo hay «casas» y «casas». Por ello, si alguna de ellas está cometiendo algún error, o mala práctica, esto sea comunicado de forma individualizada, con nombres y apellidos.

Por último, y aun siendo repetitivos, quisiéramos reiterar que Enlace Notarnet envía a SIGNO los datos de los poderes procesales de forma correcta desde el mismo día de su entrada en vigor.

Ancert anuncia nueva versión del Índice Único que entrará en vigor en marzo

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El día 8 de febrero recibimos correo de Ancert anunciando una nueva versión del Índice Único. Esta nueva versión entrará en vigor para documentos autorizados a partir del día 1 de marzo de 2016.

Se incluyen un gran número de novedades y modificaciones. Muchas de ellas tienen que ver con el Convenio suscrito recientemente entre el Consejo General del Notariado y el Consejo General de Procuradores de España.

En cualquier caso, pasamos a detallar las novedades principales :

Nuevos actos jurídicos

  • 1648 – Acta de requerimiento de expedición y depósito de copias electrónicas autorizadas en SIGNO
  • 1649 – Acta de extravío, sustracción o destrucción del conocimiento de embarque
  • 1110 – Reserva del derecho a deliberar

Poderes para pleitos: inclusión de los apoderados (procuradores, abogados, etc.)

Esta quizá sea la novedad más llamativa. A partir del 1 de marzo será obligatorio incluir el nombre completo del apoderado y su profesión. Los valores posibles de esta última serán: (1) Procurador, (2) Abogado, (3) Graduado Social y (4) Otros.

Los actos jurídicos afectados son:

  • 1403 – PODER PARA PLEITOS
  • 1404 – SUSTITUCIÓN DE PODER PARA PLEITOS
  • 1413 – REVOCACIÓN DE APODERAMIENTO O AUTORIZACIÓN

Adicionalmente, se mostrará la siguiente advertencia en caso que no se realice el trámite Notificación de Apoderamientos relacionado con el documento:

«Con arreglo al Convenio suscrito entre el Consejo General del Notariado y el Consejo General de Procuradores de España los apoderamientos relacionados con pleitos podrán notificarse, a instancias de sus clientes, para su consulta a través del portal de apoderamientos mediante un código seguro de verificación, sirviendo la comunicación notarial como medio para la obtención de la copia simple electrónica y conocimiento de la vigencia del poder.»

Por tanto, tenga en cuenta, que si no realiza el trámite de notificación, el documento siempre quedará con la advertencia (estado «amarillo/naranja»). Lo que no sabemos es si este trámite de notificación tendrá un coste para el notario; aunque, si hacemos caso a las distintas experiencias anteriores, podemos aventurar razonablemente que sí.

Búsqueda del Número de Colegiado del Procurador

Adicionalmente, en caso de cualquier documento afectado por el punto anterior, al enviar el documento a SIGNO, el sistema de Ancert realizará, de forma automática, una búsqueda de los Procuradores para averiguar el número de colegiado. En aquellos casos en los que no sea posible encontrar una única coincidencia, se obligará, en el formulario del compareciente, a realizar esta búsqueda de forma manual mediante un nuevo plugin habilitado al efecto.SIGNO. Búsqueda de Procurador

Esto en la práctica significará que el usuario deberá tener mucho cuidado a la hora de escribir los nombres y apellidos de los procuradores para «conseguir» que el buscador automático de la Base de Datos de Procuradores encuentre simpre, o el mayor número posible de veces, al procurador en cuestión.

Esperemos que este nuevo cotejo no se convierta en otro impedimento para los usuarios, como ya están sufriendo por los cotejos de Sujetos e Inmuebles.

Revocación de Poderes: revocación parcial o completa

En los actos jurídicos de revocación de poder y revocación poder para pleitos se deberá indicar si es Completa o Parcial.

Este nuevo campo se activará en los actos jurídicos:

  • 1406 – Revocación de apoderamiento o autorización
  • 1413 – Revocación de poder para pleitos

Revocación de Poderes para Pleitos: debe indicar que existe un documento anterior relevante

Se incluye el acto 1413 – REVOCACIÓN DE PODER PARA PLEITOS a la lista de actos que requieren indicar Sí en el campo “¿Existe un documento anterior relevante? (diferente a documento de rectificación)” que figura en los Datos identificativos del documento, e informar los datos identificativos de ese documento.

Sólo se exigirá el documento anterior relevante si se da la siguiente condición:

– Se ha indicado “Revocar todos los poderes” NO.

El documento anterior relevante deberá corresponder a la escritura de otorgamiento de poderes que se están revocando.

Fecha de nacimiento en todos los intervinientes en actos jurídicos con objetos del tipo Activos Financieros

Otra de las novedades (obligaciones) que llama la atención es la obligatoriedad de incluir la fecha de nacimiento en aquellos intervinientes (personas físicas) presentes en un acto de constitución de sociedades y/o adquisición de participaciones o acciones.

En general se puede entender que deberá indicarse la fecha de nacimiento en, practicamente, todos los actos jurídicos donde se incluyan participaciones/acciones. Para ver el detalle de los actos jurídicos afectados vea la guía del índice que, se supone, debería estar publicada en SIGNO.

Estas son las novedades y modificaciones más importantes que creemos de mayor interés. En cualquier caso, y como siempre, remitimos a la documentación que ya habrá circulado Ancert para informar a los usuarios del Índice Único.

 

 

Ancert anuncia nueva versión del Índice Único para este mes de julio

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El viernes 10 recibimos un correo electrónico de Ancert donde se envían las especificaciones técnicas de la enésima revisión del Índice Único. En este correo se indica que el día 23 de julio se aplicarán estos cambios en las notarías «piloto» designadas, la cual queda pendiente de posterior comunicación. Todavía desconocemos la entrada en vigor para el resto de despachos.

==== ACTUALIZACIÓN: según correo de Ancert del día de ayer 14 de julio, finalmente el 23 de julio entrará en producción la nueva versión del Índice Único ====

correcaminos

Como siempre, y por desgracia, el tiempo que se deja para el análisis, diseño, implementación y documentación de los cambios es irrisorio: apenas 8 días laborables. Ya explicamos en este otro post (correspondiente a la penúltima actualización de mayo de este año) lo nocivo de esta pésima planificación, que se repite continuamente.

NUEVOS ACTOS JURÍDICOS

Lo más llamativo de esta nueva revisión son los 26 nuevos actos jurídicos. Esta es la relación completa:

0113 – Acta de expediente previo a la celebración de matrimonio 
0114 – Escritura de celebración de matrimonio 
0115 – Escritura de separación matrimonial o divorcio
0116 – Modificación de acuerdo de separación o divorcio
0316 – Acta de notoriedad para la constancia del régimen económico matrimonial
0317 – Convenio regulador
0318 – Modificación de convenio regulador
1030 – Escritura de nombramiento de perito en contrato de seguro
1031 – Nombramiento de perito en general
1032 – Escritura de conciliación
1108 – Aprobación de la partición realizada por el contador partidor
1109 – Aceptación de herencia a beneficio de inventario
1416 – Designación o nombramiento de contador partidor dativo o albacea
1417 – Prórroga en el cargo de contador partidor o albacea
1638 – Acta de notoriedad de herederos abintestato colaterales
1639 – Acta de requerimiento al heredero para aceptar la herencia
1640 – Acta de ofrecimiento de pago y consignación de deudas
1641 – Acta de procedimiento de reclamación de deudas dinerarias no contradichas
1642 – Acta de subasta electrónica notarial
1643 – Acta de jurisdicción voluntaria sobre recuperación de depósitos y títulos valores
1644 – Acta de notoriedad para la concesión de nacionalidad española
1645 – Expediente de dominio
1646 – Acta de deslinde o subsanación de discrepancias
1729 – Póliza de ratificación de póliza desdoblada
1989 – Constitución de sociedad beneficiaria por segregación de rama de actividad
1990 - Aumento de capital de la sociedad beneficiaria por segregación d ela rama de actividad

Aunque la mayoría responden a las nuevas atribuciones notariales que emanan de la Ley de Jurisdicción Voluntario, se ha «aprovechado» para introducir alguno más. Recomendamos, en cualquier caso, leer la documentación que Ancert proporcione referente al uso de cada uno de estos nuevos actos jurídicos. Existen cuestiones importantes como, por ejemplo, en el código 0115 Escritura de separación matrimonial o divorcio, la ayuda de Ancert indica: « efectos del índice sólo serán relevantes los cónyuges haciendo constar su identidad y domicilio, así como su género y fecha de nacimiento, estos dos últimos datos a efectos estadísticos, si en la escritura se documenta además el convenio regulador se tendrá que indicar de forma adicional el acto 0317. »

NUEVOS CAMPOS A CUMPLIMENTAR

Además se han creado una serie de nuevos campos, casi todos ellos de obligado cumplimiento según la documentación de la que disponemos.

Cancelación del Expediente

En el acto jurídico 0113-Acta de expediente previo a la celebración de matrimonio, se solicitará este nuevo campo (Sí/No). En caso de respuesta afirmativa habrá que indicar el Motivo en un nuevo campo para tal efecto.

Régimen económico matrimonial declarado

En el acto jurídico 0316-Acta de notoriedad para la constancia del régimen económico matrimonial, se solicitará este nuevo campo como una opción para elegir de una lista predeterminada.

Precio de salida

En el acto jurídico 1642-Acta de subasta electrónica notarial, se solicitará este campo.

Cuantía satisfecha y media alegación por parte del requerido

En el acto jurídico 1641-Acta de procedimiento de reclamación de deudas dinerarias no contradichas, se solicitarán estos dos nuevos campos.

Tipo de documento recuperado

En el acto jurídico 1643-Acta de jurisdicción voluntaria sobre recuperación de depósitos y títulos valores, se solicitará que se seleccione de una lista de opciones predeterminada (Letras de cambio, Cédulas hipotecarias, Pagarés, Bonos, etc.)

Cuantía e Indicadores de riesgo en actos ya existentes

El campo Cuantía pasa a ser obligatorio en los actos jurídicos:

  • 1622-Actas de fijación de saldo para despachar ejecución
  • 1633-Otras actas de fijación de saldo
  • 1719-Certificación de saldo

Al tener ahora «Cuantía», en estos conceptos también habrá que responder a la pregunta de «¿Existe algún indicador de riesgo?» en el caso de que las operaciones sean menores a 15.000 euros.

Estas son las novedades más llamativas de la nueva revisión del Índice Único. Seguiremos informando.