Cómo reindexar OneDrive

Hace un par de años publiqué un post sobre uno de los problemas clásicos que se pueden dar en OneDrive: OneDrive, no aparecen los documentos compartidos conmigo. Como se puede leer en este post el problema (y muchos otros) se resuelven simplemente reindexando el sitio SharePoint en el cual se aloja OneDrive.

Sin embargo, las instrucciones han quedado obsoletas ya que ha “llovido mucho” desde la fecha de publicación de este post (el 7 de julio de 2014). Por tanto, voy a actualizar dicho procedimiento para refrescar con la última versión del servicio.

Las bases son las mismas y los pasos prácticamente iguales:

1. Acceder a OneDrive.
2. Acceder a la configuración del sitio (insisto: OneDrive no es más que un sitio SharePoint)

OneDrive-ConfiguracionSitio
3. En la sección de Buscar, acceder a “Disponibilidad de búsqueda y sin conexión”.

OneDrive-ConfiguraciónBuscar

4. Hacer clic en el botón “Volver a indizar sitio”.
OneDrive-Volver a indexar sitio

 

Eso es todo. Simplemente recordar que es una tarea que se realiza en segundo plano y que no es automático, por lo que pueden pasar varias horas hasta que termine el proceso; sobre todo si tenéis un OneDrive con muchas gigas de contenido.

Espero que os sirva.

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Cómo resetear OneDrive si deja de sincronizar archivos

Os dejo hoy un truco (visto en la página de winsupersite) donde se explica qué hacer si nuestro cliente de OneDrive deja de sincronizar. Así que si eres usuario de OneDrive no dejes de leerlo… ¡puede sacarte de un apuro!

onedrive

OneDrive es el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft que permite sincronizar nuestros archivos en los dispositivos que queramos para tenerlos siempre disponibles. Este servicio ha mejorado mucho en las últimas versiones, y es cierto que en etapas anteriores se planteaban varios problemas con la sincronización de los archivos. Pero si, por algún motivo, dejara de sincronizar estos son los pasos a seguir:

En primer lugar hay que desvincular la cuenta: ir a la configuración de OneDrive (botón derecho sobre la nube que aparece en el área de notificaciones)

En la pestaña de “Cuenta”, hacer clic en el botón “Desvincular OneDrive”. Cuidado porque este paso se realizará sin pedir confirmación alguna.

OneDrive-Desvincular Cuenta

Inmediatamente después aparecerá la ventana para introducir nuestro correo electrónico asociado a nuestra cuenta Microsoft.

OneDrive-Iniciar configuración

El siguiente paso será introducir la información de login (usuario y contraseña) de la cuenta Microsoft.

OneDrive-Iniciar Sesión

Una vez comprobada la información de login, aparecerá la ventana para confirmar la carpeta donde OneDrive descargará los archivos.

  1. Si elegimos la misma carpeta donde estaban originalmente, no se producirá ninguna descarga nueva. Por el contrario, el asistente nos preguntará si queremos “Elegir una nueva localización” o “Usar la misma localización”. Evidentemente es recomendable elegir esta última opción para que no haya ninguna recarga de todos los archivos.
  2. Si elegimos otra carpeta, evidentemente, se descargarán de nuevos los archivos de las carpetas que seleccionemos posteriormente.

OneDrive-UsarUbicación

Por último, aparecerá la lista de carpetas de nuestro OneDrive para que podamos seleccionar las carpetas que deseemos tener sincronizados en el dispositivo.

OneDrive-Seleccionar Carpetas


Si este proceso no resuelve el problema, deberemos realizar un proceso más “drástico”, ya que supondrá la descarga de todos los archivos de nuevo. Sin embargo, el proceso es muy sencillo:

  1. Abrir una consola (Win+R y ejecutar “cmd”)
  2. Ejecutar la línea “%localappdata%\Microsoft\Onedrive\onedrive.exe /reset” (sin comillas)

Notarás que el icono de OneDrive del área de notificaciones se cerrará. Debería volver a ejecutarse automáticamente (si no lo hace, puedes hacerlo desde el menú Inicio en Todos los programas).

Una vez se haya ejecutado, simplemente hay que comenzar el proceso descrito mediante el botón derecho en el icono del área de notificaciones y seleccionar la opción de Configuración.

Espero que os sea de utilidad.

Trabajar con archivos PDF directamente en OneDrive

Acabo de leer una noticia que realmente hacía tiempo que estaba esperando (y creo que TODOS los usuarios de OneDrive lo estaban esperando): ya es posible leer, editar, cumplimentar y firmar documentos en formato PDF directamente en OneDrive.

Cuando se trata de formularios PDF, o que simplemente hay que firmar, el proceso anterior era tedioso y “peligroso”. Hasta ahora, lo único que se podía hacer era descargar el archivo PDF en tu equipo local, cumplimentar el formulario, firmarlo y luego volver a subirlo. Esto, además, de lento y molesto para el usuario, implicaba cierto riesgo al tener que descargar en el equipo local el archivo; si ese archivo contenía información sensible, era el propio usuario el que tenía que recordar borrarlo de su equipo.

Adobe-OneDrive

Pues bien, Microsoft acaba de anunciar la integración de Acrobat Reader DC. Para activar dicha integración será necesario tener una cuenta Azure AD, lo cual está incluido en cualquier suscripción de Office 365.

El proceso es muy simple:

  1. Abrir Acrobat Reader DC.
  2. En la ventana inicial, en la sección “Almacenamiento” (zona lateral izquierda), pulsar sobre “Cuentas”
  3. Seleccionar  el botón Añadir de “OneDrive”.
  4. Ya solo queda introducir nuestras credenciales de la cuenta de Office 365.

Una vez hecho esto, si vamos a OneDrive online y seleccionamos un PDF veremos que el PDF se abre directamente en el navegador sin necesidad de ninguna descarga.

Una gran noticia para todos los que trabajamos con OneDrive.

OneDrive: 1 TB de almacenamiento en la nube para usuarios de Office 365

Hace unos meses, Microsoft anunció que aumentaría el espacio disponible de OneDrive para Empresas, desde los 27 GB iniciales hasta los 1000 GB = 1 TB. He de confesar que inicialmente me parecía una broma… pero no, no es una broma. La realidad es que cada usuario dispone de 1 TB para almacenar sus documentos.

OneDrive para Empresa

Hace muy pocos días, se comunicaba que los usuarios de Office 365 ya estaban  empezando a “recibir” este almacenamiento adicional. Y efectivamente, ya hemos podido comprobar que es así. Con este paso, Microsoft se pone al frente de los proveedores de almacenamiento en la nube, al menos de momento.

Si eres usuario de Office 365, puedes comprobar si tu cuenta de OneDrive ya dispone del TB de una forma sencilla:

1. Acceder a OneDrive

2. Ir a Configuración del Sitio

OneDrive Configuración Sitio

3. En la sección “Administración de la colección de sitios”, Ir a Métrica de Almacenamiento. Aquí observaremos una lista de todos los elementos que componen “el sitio” OneDrive y el porcentaje de espacio que representan del total ocupado.

Espacio libre y total OneDriveNota: ahora habrá que tener cuidado con la instalación del cliente local de sincronización, porque nos deberemos asegurar que nuestro disco duro local tiene una capacidad suficiente.

OneDrive: no aparecen los documentos “Compartidos Conmigo”


Actualizado 29 de julio 2016: podéis ver el nuevo artículo titulado Cómo reindexar OneDrive. El procedimiento es prácticamente igual pero, a petición de varios lectores, he actualizado el paso-a-paso para reflejar los cambios en la última versión de OneDrive.

OneDrive, anteriormente conocido como SkyDrive, es el servicio de Microsoft por el cual los usuarios disponen de un disco duro virtual en Internet. El espacio va desde los 7 GB gratuitos con cualquier cuenta tipo Hotmail, Outlook.com o similar, hasta los 1000 GB (¡sí, 1 TB!) para los suscriptores de Office 365.

Pero OneDrive es mucho más que un simple disco duro donde almacenar información (documentos de cualquier tipo, fotos, vídeos,…). OneDrive se complementa perfectamente con las Office Web App para crear, editar y visualizar documentos de Word, Excel, PowerPoint y, recientemente, blocs de OneNote. Además, una de las grandes características de OneDrive, es la posibilidad de compartir con otros usuarios documentos para que puedan acceder a ellos para editarlos o solo para visualizarlos en función de qué permisos demos a cada usuario con el que se compartan los documentos. Incluso es posible editar el documento simultáneamente con varios usuarios, pero ese no es el tema del post.

Nuestros documentos, normalmente los tendremos organizados en carpetas, y su localización será sencilla, como si de cualquier disco duro se tratara. Sin embargo, el control de los documentos que han compartido con nosotros es otra historia. El problema surge cuando, normalmente en una empresa, existen muchos documentos que han compartido con nosotros; para facilitar el acceso a estos documentos, Microsoft hizo una actualización del servicio recientemente donde aparecía un vínculo “Compartido conmigo”. En esta sección aparece una lista con todos los documentos que otros usuarios han compartido con nosotros.

Vínculos rápidos OneDrive

Todo parece perfecto hasta que un día, de repente, desaparecen todos esos documentos: la lista de “Compartidos conmigo” aparece vacía. Esto puede suponer un gran problema cuando OneDrive se convierte poco a poco en la herramienta principal de trabajo.

La solución es bastante sencilla… ¡cuando se conoce!: VOLVER A REINDEXAR LA BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS.

A nivel técnico, es necesario señalar que OneDrive está basado en SharePoint, la plataforma de colaboración de Microsoft. Esto es una pista importante para dar con la solución. De todas formas os dejo aquí un “paso a paso” para que no os dé demasiados quebraderos de cabeza si tenéis el mismo problema:

1. Acceder a OneDrive

2. Acceder a la Configuración de la Biblioteca. Como os decía OneDrive no es más que una biblioteca de documentos de SharePoint.

Acceder a la configuración de la Biblioteca de OneDrive

3. Acceder al vínculo “Configuración Avanzada”

4. En esta ventana, tenéis un botón “Reindexar la biblioteca de documentos”. Haciendo clic se resolverá el problema.

Reindexar Biblioteca OneDrive

Es importante tener en cuenta que la reindexación de la biblioteca de OneDrive es un proceso que se ejecuta en background según la planificación del servidor donde tengamos alojado el servicio; cosa sobre la que no tenemos control. Según Microsoft, en un plazo de entre 24-48 horas los vínculos de los documentos que han compartido con nosotros volverán a aparecer.