Aclaración sobre la carta del Presidente del Consejo General del Notariado sobre los Poderes Procesales

Este post pretende aclarar algunos puntos de la carta del Presidente del Consejo General del Notariado remitida el pasado 17 de marzo a todos los notarios.

En ella se hace mención a los problemas que se están planteando en el servicio de envío de Poderes Procesales mediante el Índice Único. En dicha carta se puede leer:

“…la puesta en producción de tal aplicación está siendo compleja, consecuencia en algunos casos de fallos propios (inadecuada explicación de la importancia de esta aplicación y de su uso) y, en otros, de fallos ajenos que tienen relación directa con las casas de informática que nos proveen de servicios a nuestros despachos. En cuanto a la primera de las deficiencias indicadas, asumo la responsabilidad por la existencia de una política de comunicación que no ha sido efectiva. Respecto de las segundas, se ha dado a ANCERT la orden de solucionar de inmediato los problemas detectados, aun cuando no sean imputables a ésta o al Consejo.”

 

Un poco más adelante, se añade:

“Se ha observado por ANCERT que algunas casas de informática tratan al procurador como otorgante tipo “A”, que no “C” (que es lo correcto), lo que hace que la aplicación exija una información de la que no disponemos en la notaría. En otras ocasiones, no se incorpora el carácter (profesión) del procurador, lo que impide que la aplicación capte esa información. Igualmente no se marca por defecto “ausencia de NIF” cuando se trata de la aplicación de poderes procesales, por lo que ante la inexistencia de este dato, la grabación del índice deviene imposible.”

 

Pues bien, desde NOTARNET queremos aclarar, y asegurar a todos nuestros usuarios, que Enlace Notarnet envía correctamente la información desde el primer día de entrada en vigor de este nuevo servicio, ciñéndonos rigurosamente al esquema y reglas remitidas por ANCERT.

Sin embargo, es de justicia indicar que la documentación que ANCERT envía, normalmente con muchísimo retraso, resulta insuficiente y poco clarificadora (y, a menudo, con errores). Esto provoca que “las casas informáticas” nos veamos obligadas, en numerosas ocasiones, a realizar los desarrollos necesarios con un tiempo a todas luces escaso y recurriendo a la nada recomendable técnica de prueba y error.

Con motivo de una actualización anterior del Índice Único (concretamente mayo 2015) escribíamos este post en el que, entre otras cosas, se hablaba precisamente sobre los perjuicios que este tipo de “política” conlleva:

“…Como es costumbre, los plazos impuestos por ANCERT para realizar (1) el análisis de la documentación, (2) diseño de la solución, (3) programación de la misma, y (4) preparación del despliegue en los despachos notariales, son absolutamente ridículos. Y todo contando con que no se produzcan retrasos “no planificados” como ya ha pasado, desgraciadamente en multitud de ocasiones (ver aquí, aquí y aquí por ejemplo).
En cualquier caso no voy a volver a explicar los efectos tan perjudiciales para las notarías que este tipo de estrategia en la planificación implican. El lector puede releerlos en los vínculos anteriores…”

 

Y este problema, recurrente, no es sólo cuestión de “mala comunicación” o “inadecuada explicación”; por cierto, excusa muy de moda en la política española actual. La cuestión es mucho más de fondo: falta de planificación y de transparencia. No entro a valorar si es una decisión estratégica, ni mucho menos quién o quienes se benefician de ello, pero parece claro que se intentan construir argumentos falaces para responsabilizar de todo a otros, entre ellos a las “casas informáticas”; como desde hace meses a Microsoft con su Windows 10 que no se puede instalar porque es un sistema “..demasiado reciente…”

Yo-nunca-tengo-la-culpa-de-nada

El Índice Único forma parte del corazón de cualquier software de gestión notarial; estructuralmente es el primer, y más importante, requisito que cualquier aplicación debe cumplir. Insistimos: cualquier cambio debería analizarse con mucho más rigor, planificando con el tiempo suficiente, y sobre todo con la mayor transparencia con los proveedores informáticos de las notarías

Por ello, y sólo pensando en el bien de los notarios y sus empleados, solicitamos por enésima vez:

a) que, por un lado, la documentación técnica remitida sea lo más exhaustiva posible, con plazos de pruebas suficientes,

b)  y, por otro lado, que no se responsabilice a “las casas informáticas” como una unidad abstracta; como diría un castizo hay “casas” y “casas”. Por ello, si alguna de ellas está cometiendo algún error, o mala práctica, esto sea comunicado de forma individualizada, con nombres y apellidos.

Por último, y aun siendo repetitivos, quisiéramos reiterar que Enlace Notarnet envía a SIGNO los datos de los poderes procesales de forma correcta desde el mismo día de su entrada en vigor.

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Ancert anuncia nueva versión del Índice Único que entrará en vigor en marzo

El día 8 de febrero recibimos correo de Ancert anunciando una nueva versión del Índice Único. Esta nueva versión entrará en vigor para documentos autorizados a partir del día 1 de marzo de 2016.

Se incluyen un gran número de novedades y modificaciones. Muchas de ellas tienen que ver con el Convenio suscrito recientemente entre el Consejo General del Notariado y el Consejo General de Procuradores de España.

En cualquier caso, pasamos a detallar las novedades principales :

Nuevos actos jurídicos

  • 1648 – Acta de requerimiento de expedición y depósito de copias electrónicas autorizadas en SIGNO
  • 1649 – Acta de extravío, sustracción o destrucción del conocimiento de embarque
  • 1110 – Reserva del derecho a deliberar

Poderes para pleitos: inclusión de los apoderados (procuradores, abogados, etc.)

Esta quizá sea la novedad más llamativa. A partir del 1 de marzo será obligatorio incluir el nombre completo del apoderado y su profesión. Los valores posibles de esta última serán: (1) Procurador, (2) Abogado, (3) Graduado Social y (4) Otros.

Los actos jurídicos afectados son:

  • 1403 – PODER PARA PLEITOS
  • 1404 – SUSTITUCIÓN DE PODER PARA PLEITOS
  • 1413 – REVOCACIÓN DE APODERAMIENTO O AUTORIZACIÓN

Adicionalmente, se mostrará la siguiente advertencia en caso que no se realice el trámite Notificación de Apoderamientos relacionado con el documento:

“Con arreglo al Convenio suscrito entre el Consejo General del Notariado y el Consejo General de Procuradores de España los apoderamientos relacionados con pleitos podrán notificarse, a instancias de sus clientes, para su consulta a través del portal de apoderamientos mediante un código seguro de verificación, sirviendo la comunicación notarial como medio para la obtención de la copia simple electrónica y conocimiento de la vigencia del poder.”

Por tanto, tenga en cuenta, que si no realiza el trámite de notificación, el documento siempre quedará con la advertencia (estado “amarillo/naranja”). Lo que no sabemos es si este trámite de notificación tendrá un coste para el notario; aunque, si hacemos caso a las distintas experiencias anteriores, podemos aventurar razonablemente que sí.

Búsqueda del Número de Colegiado del Procurador

Adicionalmente, en caso de cualquier documento afectado por el punto anterior, al enviar el documento a SIGNO, el sistema de Ancert realizará, de forma automática, una búsqueda de los Procuradores para averiguar el número de colegiado. En aquellos casos en los que no sea posible encontrar una única coincidencia, se obligará, en el formulario del compareciente, a realizar esta búsqueda de forma manual mediante un nuevo plugin habilitado al efecto.SIGNO. Búsqueda de Procurador

Esto en la práctica significará que el usuario deberá tener mucho cuidado a la hora de escribir los nombres y apellidos de los procuradores para “conseguir” que el buscador automático de la Base de Datos de Procuradores encuentre simpre, o el mayor número posible de veces, al procurador en cuestión.

Esperemos que este nuevo cotejo no se convierta en otro impedimento para los usuarios, como ya están sufriendo por los cotejos de Sujetos e Inmuebles.

Revocación de Poderes: revocación parcial o completa

En los actos jurídicos de revocación de poder y revocación poder para pleitos se deberá indicar si es Completa o Parcial.

Este nuevo campo se activará en los actos jurídicos:

  • 1406 – Revocación de apoderamiento o autorización
  • 1413 – Revocación de poder para pleitos

Revocación de Poderes para Pleitos: debe indicar que existe un documento anterior relevante

Se incluye el acto 1413 – REVOCACIÓN DE PODER PARA PLEITOS a la lista de actos que requieren indicar Sí en el campo “¿Existe un documento anterior relevante? (diferente a documento de rectificación)” que figura en los Datos identificativos del documento, e informar los datos identificativos de ese documento.

Sólo se exigirá el documento anterior relevante si se da la siguiente condición:

– Se ha indicado “Revocar todos los poderes” NO.

El documento anterior relevante deberá corresponder a la escritura de otorgamiento de poderes que se están revocando.

Fecha de nacimiento en todos los intervinientes en actos jurídicos con objetos del tipo Activos Financieros

Otra de las novedades (obligaciones) que llama la atención es la obligatoriedad de incluir la fecha de nacimiento en aquellos intervinientes (personas físicas) presentes en un acto de constitución de sociedades y/o adquisición de participaciones o acciones.

En general se puede entender que deberá indicarse la fecha de nacimiento en, practicamente, todos los actos jurídicos donde se incluyan participaciones/acciones. Para ver el detalle de los actos jurídicos afectados vea la guía del índice que, se supone, debería estar publicada en SIGNO.


Estas son las novedades y modificaciones más importantes que creemos de mayor interés. En cualquier caso, y como siempre, remitimos a la documentación que ya habrá circulado Ancert para informar a los usuarios del Índice Único.

 

 

ANCERT anuncia nueva modificación del Índice Único para mayo 2015

El viernes 10 de abril, ANCERT envió las especificaciones técnicas de la enésima revisión/modificación del Índice Único notarial. Esta nueva versión entrará en vigor para documentos autorizados a partir del 1 de mayo. Los proveedores de software de gestión dispondremos de un entorno de pruebas, según se anuncia, a partir del jueves 16 de abril.

Como es costumbre, los plazos impuestos por ANCERT para realizar (1) el análisis de la documentación, (2) diseño de la solución, (3) programación de la misma, y (4) preparación del despliegue en los despachos notariales, son absolutamente ridículos. Y todo contando con que no se produzcan retrasos “no planificados” como ya ha pasado, desgraciadamente en multitud de ocasiones (ver aquí, aquí y aquí por ejemplo).

laberinto

En cualquier caso no voy a volver a explicar los efectos tan perjudiciales para las notarías que este tipo de estrategia en la planificación implican. El lector puede releerlos en los vínculos anteriores.

Con este post quiero adelantar las novedades que se presentan, alguna de notable importancia.

Titular Real

Quizá uno de los puntos más importante es que se crea un nuevo trámite en SIGNO Consulta de Titular Real (CTR). A partir de esta nueva versión se deberá consultar previamente a la autorización del documento mediante este nuevo servicio de SIGNO. Esto implicará que ya no se remitirá la información mediante el Índice Único. Transcribo literalmente el texto, para que juzgue el lector por sí mismo:

Hasta ahora, se solicitaba indicar el Titular Real en los comparecientes persona jurídica que interviniesen en actos jurídicos que por parametrización lo requerían.
A partir de ahora la información del Titular Real se indicará en el trámite SIGNO Consulta de Titular Real (CTR).
Dicha consulta debería efectuarse en fecha previa a la fecha de autorización del documento notarial.

Eso implica que a partir de esta versión dejará de informarse cualquier información sobre el Titular Real y por tanto habrá que deshabilitar también las validaciones correspondientes al Titular Real. Tan sólo se deberá indicar para las sociedades si se tratan de una persona jurídica excepcionada. Si se cumple al menos una de las siguientes condiciones deberá informarse obligatoriamente la pregunta:

  • La suma total de cuantías de la operación es superior a 15.000 €
  • Se ha respondido afirmativamente a la pregunta Existe algún indicador de riesgo
  • El sujeto interviene en alguno de los siguientes actos jurídicos:
    • 1405: OTRO TIPO DE APODERAMIENTOS
    • 1603: ACTAS DE EXHIBICIÓN
    • 1620: OTRAS ACTAS DE DEPÓSITO
    • 1621: ACTAS DE LEGITIMACIÓN DE FIRMAS PARA EFECTO EN PAÍS EXTRANJERO
    • 1635: ACTA DE TITULAR REAL LEY 10/2010

Indicador de riesgo

Otro punto “curioso” es la obligación de indicar, en cualquier acto jurídico de cuantía, si existe algún indicador de riesgo. Esta pregunta se deberá responder sólo si la cuantía es inferior a 15.000 € o si la cuantía es opcional y no se ha informado. No puedo dar más información porque esa es toda de la que disponemos.

Superficie de finca urbana

A partir de ahora este campo se sustituye por un grupo de 4 campos alternativos:

  • Superficie construida sin elementos comunes
  • Superficie construida con elementos comunes
  • Superficie útil
  • Superficie no conocida

Por tanto, en los casos en los que era obligatorio indicar la superficie, a partir de esta nueva versión será necesario indicar al menos uno de los cuatro campos.

Nuevo medio de pago. Ingreso en efectivo en cuenta bancaria

Se añade este nuevo medio de pago. Tendrá características análogas al medio “Efectivo metálico” salvo que informa “Acreditado/Manifestado” y NO se aplica la validación del S1.

Nuevo campo Prima de Emisión

Este campo, de carácter opcional, permitirá indicar la prima de emisión junto al importe del capital social, para reflejar correctamente los desembolsos totales de los fundadores.

Identificación del Trust

A partir de ahora se deberá indicar si el interviniente se trata de un Trust. En caso afirmativo se deberán cumplimentar una serie de campos obligatorios:

  • Nombre del Trust
  • País de constitución del Trust
  • Indicar si se ha obtenido copia de la documentación contractual del Trust con la información señalada en el art. 9.5 de R.D. 304/2014. En caso de respuesta negativa aparecerá la siguiente advertencia:

“En virtud de lo establecido en el artículo 6.3 del R.D. 304/2014, para cumplir con la obligación de identificar a los fideicomisos anglosajones o trusts otorgantes de una operación, es necesario solicitar y conservar copia del documento constitutivo del Trust. El incumplimiento de esta obligación podría constituir una infracción grave, conforme al artículo 52.1.a) de la Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.”

Estos son los cambios más importantes que se anuncian en la documentación técnica que ANCERT nos ha hecho llegar, aunque probablemente, y como es costumbre por desgracia, cuando analicemos toda la información remitida aparezcan algunos cambios más. Suponemos que los notarios y/o oficiales estarán al tanto desde hace ya semanas porque habrán sido puntualmente informados y formados, y … lo siento, era una broma.

ANCERT, por fin, anuncia la puesta en marcha de la nueva versión del Índice Único

Hoy, jueves 30 de enero, hemos recibido un correo electrónico de ANCERT que anuncia la puesta en marcha definitiva de la nueva versión del Índice Único (NIU) para el sábado 1 de febrero (¡?!); es decir, en 2 días. Es necesario recordar que esta versión fue retrasada justo antes de su fecha prevista (ver este post anterior).

En el correo se indican, muy resumidamente, las modificaciones que se plantean respecto de las últimas especificaciones que se enviaron hace semanas. En cualquier caso revisaremos la documentación técnica adjunta al correo electrónico citado ya que normalmente suelen introducirse cambios no documentados o, al menos, no identificados expresamente.

Como conclusión, y siguiendo la línea demostrada últimamente, se nos da muy poco tiempo para estudiar la documentación, introducir los cambios en la programación, realizar las pruebas correspondientes, etc. En cualquier caso, es nuestra intención que los usuarios de Enlace Notarnet tengan disponible la actualización durante el lunes 3 de febrero.

ANCERT: el enésimo retraso de la nueva versión del Índice Único (NIU)

Hace pocos días, concretamente el 7 de enero, escribía en este post sobre el retraso de puesta en marcha que sufría la nueva versión del NIU, y sobre los nocivos efectos que se derivan del incumplimiento de los plazos estipulados. Pues bien… ¡¡otra vez se retrasa sine die!!

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En el día de ayer recibimos un correo electrónico de ANCERT con el Asunto: “Paralizada activación de EE programada para 23 de enero 2014″. He de confesar que lo de “Paralizada” nos ha dejado un tanto preocupados ya que es la primera vez, creo recordar, que se utiliza este término tan rotundo.

Otra cuestión que también llama la atención es el cambio de terminología que se ha producido desde hace unos meses: ya no llaman Índice Único (o NIU); ahora se le conoce como “Expediente Electrónico” (o EE). Esto probablemente tiene un significado mucho más importante de lo que pueda parecer a simple vista. Lo comentaremos en otra ocasión con más detenimiento.

Ahora procede volver a insistir en que esta falta de rigor en la planificación, reiterada y contumaz, es un enorme trastorno que no es neutro para las notarías. Cuando en una empresa seria de desarrollo de software se imponen una serie de nuevos requerimientos con una fecha concreta de puesta en producción, se “disparan” una serie de procesos de análisis, desarrollo, documentación, interna y externa, ejecución de protocolos de pruebas, etc. Pero es que, además, los cambios que se derivan de los nuevos requerimientos del Índice Único, tienen como “diana” las estructuras más importantes de cualquier programa para notarías, por lo que el efecto negativo se multiplica.

Esto, definitivamente, conlleva que el proceso normal de desarrollo de un sistema de software no pueda crecer y mejorar a un ritmo normal; además, es habitual que se hayan adquirido compromisos con los usuarios/notarios para incluir nuevas funcionalidades o mejoras. Sin embargo, en multitud de ocasiones, este vaivén impide que se siga un ciclo de vida normal que permita planificar razonablemente estas nuevas características.

En el correo citado se indica que la semana que viene se determinará una nueva fecha para la puesta en producción ¿definitiva? de la nueva versión. Esperamos y deseamos que así sea.

En fin… parece que esta indeseable “moda” de retraso tras retraso cada vez es más frecuente.