Comentario sobre la carta del Presidente del CGN sobre el servicio de DNI de SIGNO

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Ayer apareció publicada en SIGNO una nueva carta del Presidente del Consejo General del Notariado. En esta carta se explican las decisiones adoptadas por el Consejo en los últimos meses.

Simplemente, desde Notarnet, quisiéramos aclarar y puntualizar dos cuestiones que creemos de relevancia y que tienen que ver con el nuevo servicio de digitalización y conservación del DNI.

En la carta puede leerse:

…las ineficiencias en los programas y en los escáneres suministrados a nuestras notarías por algunas casas de informática, renuentes a la hora de prestar su colaboración de cara a las decisiones adoptadas mediante escáneres y programas adecuados.

En cuanto a «los programas»: el software para digitalizar documentos de identidad, ESCAN Identidad, desarrollado por Notarnet:

  • Ha digitalizado en los últimos años varios millones de documentos de identidad.
  • Es compatible con casi cualquier escáner. El software se adapta a multifunciones, escáneres con driver TWAIN, escáneres de red, escáneres ScanSnap, etc. Prácticamente a la totalidad de ellos.
  • Es capaz de digitalizar, realizar OCR y archivar según la legislación, todo tipo de documento de identidad (DNI, Tarjeta de Residencia, Pasaporte Español, Pasaporte de más de 80 nacionalidades, cédulas de países intracomunitarios, etc.)
  • Conserva una copia de todos los documentos de identidad del sujeto, indicando las fechas en las que se digitalizó y utilizó para la comparecencia ante el notario.
  • Permite que la imagen del documento de identidad sea accesible de forma inmediata desde el software de gestión notarial.
  • En el año 2015, DigiIdentidad (el motor en el que se basa ESCAN Identidad), fue reconocido y premiado como producto innovador a nivel europeo por Fujitsu.

Nexo Anagrama Identidad

En definitiva, es un software que está diseñado, programado y configurado, con la única misión de dar cumplimiento a las obligaciones legales y a facilitar, en lo máximo posible, el proceso de digitalización y archivado, y cumple sus objetivos sobradamente. Y, quizá, lo más importante: se adapta a la práctica totalidad de dispositivos de digitalización del que ya dispongan los notarios sin obligar a hacer una inversión adicional.

En cuanto a «los escáneres»: los escáneres que comercializa Notarnet, son dispositivos de primera calidad y con una robustez altamente contrastada:

  • Fujitsu de la serie Fi (tales como el Fi-65F, Fi-7130, Fi-7160, etc.)
  • Fujitsu de la serie SP (tales como el SP-1120, SP-1130)
  • Fujitsu de la serie ScanSnap (tales como el IX-500)

Probablemente uno de los escáneres más comercializados por su versatilidad, calidad, software de OCR, y un largo etcétera, sea el Fujitsu ScanSnap IX-500. Notarnet, realizó el esfuerzo de investigación y programación, para que este escáner pudiera ser utilizado para digitalizar documentos de identidad, por ejemplo, para digitalizar lotes de documentos (el usuario introduce 3 o 4 documentos en el cargador ADF y se digitalizan y procesan en un solo lote).

Merece la pena indicar que, por limitaciones del software de Ancert, este tipo de escáneres quedó fuera de la lista de compatibles con su software de digitalización. Debe quedar claro: este tipo de escáneres digitaliza perfectamente documentos de identidad; por tanto, en todo caso, es el software de Ancert el que puede presentar ineficiencias al no ser capaz de integrarlos (en concreto los escáneres que no tienen «driver TWAIN«)

Por último, quisiéramos añadir que, en Notarnet, solo nos mueve diseñar y desarrollar las mejores herramientas para nuestros clientes, dedicando todo nuestro esfuerzo a ello; siempre intentando adaptarnos a las necesidades del cliente y, por supuesto, pensando en todas las obligaciones a las que debe dar cumplimiento y de la forma más eficaz posible.

 

Servicio DNI de SIGNO

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Hoy, 1 de marzo, ha entrado en vigor para todas las notarías de España, el nuevo servicio de SIGNO de consulta y actualización de la base datos de personas físicas del Notariado. Este es un servicio diseñado por Ancert y cuyas limitaciones están provocando grandes problemas en el día a día del despacho notarial.

Como indicaba en este post, el CGN insiste en la obligatoriedad de consultar desde SIGNO el número de DNI de todos los comparecientes. Si el DNI no existiera en la base de datos, se deberán enviar las imágenes del DNI escaneadas desde el mismo servicio de SIGNO.

Desde Notarnet, y dentro de lo muy poco que podemos hacer (o, mejor dicho, de lo que nos dejan hacer), se han desplegado en todas la notarías dos aplicaciones que facilitan el trabajo.

BigBrother

Carga Masiva de DNIs

Esta aplicación sólo se utilizará inicialmente y servirá para realizar la «subida» masiva de los DNIs de los últimos 5 años. Su uso es trivial.

Por una parte, encontrarás un acceso directo al documento de ayuda en la carpeta «Programas Notarnet» que hay en el Escritorio. «Enlace Notarnet – Carga masiva DNIs a SIGNO»

Por otra, encontrarás un acceso directo a la aplicación en sí. «Carga Masiva DNI»

Programas Notarnet

Abre el documento y sigue las instrucciones para realizar la subida inicial de los documentos de identidad actualmente archivados en la notaría.

Visor de Nexo Escan Identidad – Exportar a PDF para subir a SIGNO

Esta aplicación permite exportar las imágenes JPG a formato PDF con las dos caras en un solo documento (lo que permite seleccionar un solo archivo para subir el DNI), copiar a una carpeta local y facilita el uso de la aplicación de Ancert del entorno SIGNO para ir completando el tedioso trabajo de cotejo y actualización en su caso.

Para ver el funcionamiento de esta aplicación y su herramienta para exportar a SIGNO, abre el documento de ayuda «Nexo Escan Identidad – SIGNO» que se encuentra en la misma carpeta de «Programas Notarnet» del Escritorio (ver imagen).

Es evidente que este nuevo servicio supone incrementar la carga de trabajo de la notaría de forma notable. Sería deseable que este tipo de servicios se pudieran integrar directamente en los distintos programas de gestión. Esto abriría un abanico de posibilidades que permitirían reducir drásticamente el tiempo empleado en todo el proceso.

Desgraciadamente el servicio actual diseñado en SIGNO para cotejar y, en su caso, actualizar la imagen del DNI o la información, es muy poco ágil, el proceso es uno-a-uno y no parece que haya disposición a modificarlo.

Como decía arriba, en Notarnet hemos diseñado estas aplicaciones para facilitar en la medida de lo posible el trabajo.

Por favor, lee los documentos de ayuda que hemos señalado arriba para aprovechar estas facilidades.

Espero sirva de ayuda.

Ancert está desconfigurando multitud de escáneres al hacer «pruebas» con el servicio de digitalización de DNIs

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Desde hace semanas, en Ancert se están dedicando a llamar notaría a notaría para comprobar, y en su caso configurar, los escáneres que ya están instalados (¡y funcionando!) Esto requiere de una conexión, a través de la cual, el técnico de Ancert, instala y reconfigura el escáner en cuestión.

Fail

Pues bien, en el servicio de atención al usuario de Notarnet, estamos recibiendo multitud de llamadas indicando que «… tras la conexión, el escáner ha dejado de funcionar…» En realidad, normalmente, se trata simplemente de que el técnico de Ancert ha configurado el escáner de cierta forma que hace que el software anterior deje de funcionar.

Si no está al tanto de la razón por la que se está haciendo todo esto, lee este post que publiqué hace unos días.

Esta misma mañana, ante la avalancha de llamadas, he remitido el siguiente boletín a todos los suscritos al boletín de Notarnet.

Estimados amigos:
Como ya adelantamos hace unos días, Ancert está realizando llamadas notaría a notaría, para «comprobar» e «instalar» lo necesario para su nuevo servicio de digitalización de DNIs.
Pues bien, hemos podido comprobar que, inexplicablemente, estas conexiones están provocando que el escáner quede inservible para otros propósitos por la negligencia de los técnicos de Ancert. El servicio de atención al usuario ya lleva más de 40 llamadas de notarías que, después de la conexión comentada, el escáner ha quedado desconfigurado.

Por tanto, si reciben esta llamada, es absolutamente imprescindible que adviertan previamente al técnico de Ancert que se conecta, que debe dejar la configuración exactamente en el mismo estado en el que se encontraba antes de la conexión. También sería conveniente que, antes de desconectar, se compruebe que el escáner sigue funcionando de la misma forma con los programas que ya se encuentran configurados en la notaría.

El servicio de atención al usuario no puede asumir el trabajo que supone volver a reconfigurar los distintos escáneres en la notaría; de modo que es de vital importancia que, antes de que el técnico de Ancert se desconecte, se compruebe que todo sigue funcionando correctamente.

Espero os sea de utilidad.

Un abrazo.

No sé si es mejor, simplemente impedir que se haga ninguna conexión, pero desde luego, como mínimo, hay que exigir que el escáner siga funcionando como hasta antes de la conexión. Así que, comprueba que efectivamente es así… ¡y antes de que desconecte el técnico!

Saludos.

Nuevo servicio de consulta y digitalización de DNIs en SIGNO

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Durante las últimas semanas, todos los notarios están recibiendo correos y llamadas por parte de Ancert, para «comprobar si los escáneres de la notaría son compatibles con el nuevo servicio» y, en su caso, instalar los drivers pertinentes para que todo ello funcione.

DNI Especimen

Multitud de notarios (y empleados) nos están llamando para informarse sobre ello; cosa realmente curiosa, ya que lo lógico es que les informaran desde Ancert, y además detalladamente, ya que es el responsable del nuevo servicio, tanto en su diseño como implantación, ¡y más aun si resulta obligatorio!

Antecedentes

En sendas reuniones de julio y noviembre de 2017, el Consejo General del Notariado acordó, entre otras cosas, crear una base de datos «de Personas Únicas» que contenga los datos e imágenes escaneadas de todos los comparecientes en todas las notarías. Esta base de datos estará centralizada, lo cual tiene implicaciones muy importantes desde todos los puntos de vista.

De forma que, a partir del 1 de marzo de 2018, será obligatorio consultar desde SIGNO el número de DNI de todos los comparecientes. Si el DNI no existiera en la base de datos, se deberán enviar las imágenes del DNI escaneadas desde el mismo servicio de SIGNO. En cualquier caso desde el CGN se insiste en «…esta consulta no sustituye en ningún caso a la identificación que de tales personas debemos efectuar en la notaría a través de los instrumentos habituales…»

 

Objetivo del servicio

En primer lugar, lo que se pretende es evitar errores en el envío de datos de identidad de los sujetos. En segundo lugar, reaprovechar la información de todas las notarías del territorio nacional (como ya comentábamos arriba esta base de datos está centralizada y se nutre de todos los despachos que utilicen el servicio). Y, en tercer lugar, este mismo servicio indicará si el documento de identidad consultado corresponde a una Persona de Responsabilidad Pública o allegado, o si forma parte de la lista de congelación de fondos.

De forma paralela, y conforme el criterio y directrices del CGN, ya no es necesario conservar las imágenes de los documentos de identidad en la notaría según lo dispuesto en la normativa sobre la prevención del blanqueo de capitales.

Este servicio sólo es válido para el DNI, por lo que para el resto de documentos de identidad como pasaportes, permisos de residencia, etc., y para el cumplimento de la Ley de prevención del blanqueo de capitales, se debe seguir usando DigiIdentidad o el sistema habitual implantado en la notaría.

¿Necesita la notaría adquirir nuevos escáneres para utilizar el servicio de SIGNO?

En principio NO es necesario. Aunque está produciéndose bastante confusión al respecto ya que en las llamadas que se han realizado desde Ancert nos consta que en algunos casos se está indicando que ciertos escáneres no son compatibles (entre ellos la serie ScanSnap de Fujitsu… ¡que por cierto son magníficos escáneres!)

Como decimos, los usuarios de Enlace Notarnet y su módulo ESCAN Identidad, no deberán cambiar ni adquirir ningún escáner para realizar el trámite de «subida» de la imagen en caso de que esta no exista o esté desactualizada en la base de datos de Personas Únicas. Ancert nos ha confirmado por correo electrónico que las imágenes podrán subirse desde archivo previamente digitalizado, siempre y cuando cumplan con los requerimientos de formato y densidad (200 dpi)

En la notaría se escanea con un equipo multifunción; ¿necesita adquirir un escáner para utilizar el servicio de SIGNO?

En principio NO es necesario. Solo algunos modelos antiguos o de prestaciones limitadas podrían resultar incompatibles. En la mayoría de los casos, simplemente, se necesitará una reconfiguración para que la imagen escaneada cumpla con los requisitos que pide Ancert, pero se podrá seguir utilizando el mismo sistema. Las imágenes digitalizadas en blanco y negro, o escala de grises, no son válidas.

En aquellos casos que necesitara un escáner, póngase en contacto con su agente consultor en Notarnet para informarse sobre los precios. Notarnet tiene acuerdos estratégicos con Fujitsu que nos permiten ofrecer estos equipos a precios muy competitivos.

¿Sustituye este servicio de SIGNO al módulo ESCAN Identidad o Nexo Escan Identidad de Notarnet?

NO. El módulo ESCAN Identidad tiene otras utilidades además de la mera conservación de la imagen del DNI.

  • gestiona TODO tipo de documentos de identidad, como tarjetas de residencia, pasaportes, documentos de identidad de países pertenecientes a la UE, cédulas de países extracomunitarios, etc.
  • los datos se dan de alta inmediatamente en la base de datos de la notaría
  • la imagen queda asociada de forma automática a la ficha del cliente para su consulta instantánea
  • permite consultar las imágenes, tanto desde Textos como desde Gestión sin necesidad de entrar en SIGNO
  • permite realizar testimonios de los DNI de forma automática
  • permite imprimir, en un solo documento, todos los Documentos de identidad en un mismo lote, para poder unirse como documento unido a posteriori. Muy útil para quienes quieren conservar en el protocolo, los documentos de identidad
  • permite conservar un histórico de todos los documentos de identidad con los que intervino una persona, pudiéndolos relacionar por fecha de escaneado

Además, Notarnet está desarrollando una integración entre Nexo Escan Identidad y SIGNO, para que,

  1. aquellos DNI que estén registrados en el nuevo servicio de SIGNO, se descarguen y se den de alta en la base de datos de Enlace Notarnet, y
  2. para que los nuevos DNI que se escaneen, se archiven en una carpeta para ser subidos a SIGNO.

¿Se podrá automatizar el envío de las imágenes SIGNO?

Hemos pedido a Ancert que, igual que se envían los datos al índice, se pudiera subir las imágenes desde la pasarela que proporciona Ancert. Por el momento, se nos ha comunicado que no está previsto habilitar ningún servicio para que, desde las aplicaciones de gestión notarial, se puedan subir automáticamente las imágenes. Esto realmente es una pena, porque supondría un ahorro de tiempo enorme para la notaría.

Notarnet está desarrollando la mejor solución posible para facilitar el trabajo que supone este nuevo servicio. Le mantendremos informado.

En cualquier caso, si tiene alguna cuestión, no dude en ponerse en contacto con su agente consultor en Notarnet para que se asegure de todos los extremos que se comentan en este post, y para que le informe de primera mano sobre todas las consideraciones de interés.

Espero sea de utilidad.

Un saludo.

Cómo activar y configurar Archivos bajo demanda de OneDrive

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La característica de Archivos bajo demanda de OneDrive es una de las mejoras más importantes, y útiles, de las últimas versiones de Windows 10 (a partir de la Fall Creators Update). Esta característica se convierte prácticamente en imprescindible para aquellos usuarios que tienen carpetas grandes con muchos archivos en OneDrive, y aún más, si tienen discos de pequeño tamaño (como SSD de 256 GB o incluso menores).

onedrive

Dicho de una forma muy resumida, esta característica permite acceder a todos vuestros archivos y carpetas de OneDrive desde el explorador de archivos sin necesidad de que ocupen espacio en vuestro disco duro. Este post podría tener el título «Cómo ahorrar espacio en el disco duro con OneDrive«.

Podemos elegir si deseamos tener siempre el archivo en nuestro disco duro (tal y como se comportaba hasta ahora OneDrive), o bien, ahorrar el espacio y tener solo acceso directo al archivo sin que este ocupe nada en nuestro disco duro.

Requisitos

  1. Tener la última versión de Windows 10. Esta versión es la conocida como Fall Creators Update, y su versión es la 1709 (septiembre de 2017). Lo puedes comprobar yendo a la Configuración, Sistema, Acerca de.
  2. Tener, como mínimo, la versión de OneDrive 17.3.7064.1005.
  3. Activar la característica en OneDrive. Para ello, haz clic con el botón derecho sobre el icono de OneDrive en la barra de notificaciones, y Configuración. Aquí debemos activar la casilla de verificación «Ahorre espacio y descargue los archivos cuando los use»

OneDrive-FilesOnDemand-Config

Luego debemos reiniciar el equipo para poder disfrutar de esta estupenda característica.

Uso de OneDrive archivos bajo de demanda (OneDrive files on demand)

El uso es bastante intuitivo y muy sencillo. En el Explorador de Archivos de Windows, veremos una columna nueva «Estado» que nos indicará si tenemos descargado o no el archivo.

En la imagen, podemos ver varios archivos y carpetas. Los que tienen el icono «nube» en la columna Estado, no ocupan espacio en nuestro disco duro… ¡están solo en la nube; en nuestro OneDrive! Los que tienen el icono clásico «tic verde» están en nuestro disco duro.

OneDrive-FilesOnDemand-Estado

Cuando hagamos doble clic en un archivo con la «nube» (es decir, que no lo tengamos en nuestro disco duro), OneDrive descargará el archivo automáticamente por nosotros sin ninguna intervención. Una vez lo cerremos, el archivo permanecerá en el disco duro; de esta forma, un posterior acceso será mucho más rápido ya que abriremos una copia local. Esto quiere decir que esta copia, lógicamente, ocupará espacio en nuestro disco duro.

Si deseamos que un archivo esté siempre en nuestro disco duro, porque vamos a hacer uso de él de forma recurrente, o por cualquier otro motivo, simplemente debemos hacer clic con el botón derecho y seleccionar la opción «Mantenerlo siempre en este dispositivo».

OneDrive-FilesOnDemand-MantenerEnDispositivo

OneDrive descargará el archivo y lo dejará en nuestro disco duro hasta nueva orden, pasando el icono de «nube» a «tic verde completo».

OneDrive-FilesOnDemand-EstadoTrasMantener

Por el contrario, si tenemos un archivo o carpeta que no deseamos almacenar en el disco duro local de nuestro equipo, debemos hacer clic con el botón derecho y seleccionar la opción «Liberar Espacio». OneDrive, simplemente, lo eliminará de nuestro disco duro y el icono pasará a «nube» indicando que está almacenado en OneDrive.

Significado de los iconos de Estado

Como hemos ido viendo con los ejemplos de arriba, el archivo (o carpeta) en nuestro disco duro puede estar en 3 estados distintos:

  • Nube blanca: el archivo no está en nuestro disco duro. Por lo tanto, no ocupa espacio en el disco duro de nuestro equipo pero, por contra, tampoco podremos acceder a él si no tenemos conexión a Internet.
  • Tic verde: el archivo se abrió anteriormente y, por tanto, fue descargado en ese momento. Cada vez que lo abramos, se sincronizará para abrir siempre la última versión.
  • Círculo relleno con Tic: el archivo siempre estará descargado en nuestro disco duro y se sincronizará de forma automática en su última versión.

Aunque los dos últimos estados parecen idénticos en cuanto a funcionalidad hay una diferencia importante: el círculo verde relleno con tic significa que el archivo se mantendrá siempre actualizado aunque no lo abramos (la sincronización es automática, tal y como pasaba hasta ahora con OneDrive). Sin  embargo, los archivos o carpetas con el tic verde, significa que, aunque tengamos una copia en el disco duro, se sincronizarán cuando se abra el archivo.

Espero que sirva de ayuda.