Nuevo servicio de consulta y digitalización de DNIs en SIGNO

Durante las últimas semanas, todos los notarios están recibiendo correos y llamadas por parte de Ancert, para “comprobar si los escáneres de la notaría son compatibles con el nuevo servicio” y, en su caso, instalar los drivers pertinentes para que todo ello funcione.

DNI Especimen

Multitud de notarios (y empleados) nos están llamando para informarse sobre ello; cosa realmente curiosa, ya que lo lógico es que les informaran desde Ancert, y además detalladamente, ya que es el responsable del nuevo servicio, tanto en su diseño como implantación, ¡y más aun si resulta obligatorio!

Antecedentes

En sendas reuniones de julio y noviembre de 2017, el Consejo General del Notariado acordó, entre otras cosas, crear una base de datos “de Personas Únicas” que contenga los datos e imágenes escaneadas de todos los comparecientes en todas las notarías. Esta base de datos estará centralizada, lo cual tiene implicaciones muy importantes desde todos los puntos de vista.

De forma que, a partir del 1 de marzo de 2018, será obligatorio consultar desde SIGNO el número de DNI de todos los comparecientes. Si el DNI no existiera en la base de datos, se deberán enviar las imágenes del DNI escaneadas desde el mismo servicio de SIGNO. En cualquier caso desde el CGN se insiste en “…esta consulta no sustituye en ningún caso a la identificación que de tales personas debemos efectuar en la notaría a través de los instrumentos habituales…

 

Objetivo del servicio

En primer lugar, lo que se pretende es evitar errores en el envío de datos de identidad de los sujetos. En segundo lugar, reaprovechar la información de todas las notarías del territorio nacional (como ya comentábamos arriba esta base de datos está centralizada y se nutre de todos los despachos que utilicen el servicio). Y, en tercer lugar, este mismo servicio indicará si el documento de identidad consultado corresponde a una Persona de Responsabilidad Pública o allegado, o si forma parte de la lista de congelación de fondos.

De forma paralela, y conforme el criterio y directrices del CGN, ya no es necesario conservar las imágenes de los documentos de identidad en la notaría según lo dispuesto en la normativa sobre la prevención del blanqueo de capitales.

Este servicio sólo es válido para el DNI, por lo que para el resto de documentos de identidad como pasaportes, permisos de residencia, etc., y para el cumplimento de la Ley de prevención del blanqueo de capitales, se debe seguir usando DigiIdentidad o el sistema habitual implantado en la notaría.

¿Necesita la notaría adquirir nuevos escáneres para utilizar el servicio de SIGNO?

En principio NO es necesario. Aunque está produciéndose bastante confusión al respecto ya que en las llamadas que se han realizado desde Ancert nos consta que en algunos casos se está indicando que ciertos escáneres no son compatibles (entre ellos la serie ScanSnap de Fujitsu… ¡que por cierto son magníficos escáneres!)

Como decimos, los usuarios de Enlace Notarnet y su módulo ESCAN Identidad, no deberán cambiar ni adquirir ningún escáner para realizar el trámite de “subida” de la imagen en caso de que esta no exista o esté desactualizada en la base de datos de Personas Únicas. Ancert nos ha confirmado por correo electrónico que las imágenes podrán subirse desde archivo previamente digitalizado, siempre y cuando cumplan con los requerimientos de formato y densidad (200 dpi)

En la notaría se escanea con un equipo multifunción; ¿necesita adquirir un escáner para utilizar el servicio de SIGNO?

En principio NO es necesario. Solo algunos modelos antiguos o de prestaciones limitadas podrían resultar incompatibles. En la mayoría de los casos, simplemente, se necesitará una reconfiguración para que la imagen escaneada cumpla con los requisitos que pide Ancert, pero se podrá seguir utilizando el mismo sistema. Las imágenes digitalizadas en blanco y negro, o escala de grises, no son válidas.

En aquellos casos que necesitara un escáner, póngase en contacto con su agente consultor en Notarnet para informarse sobre los precios. Notarnet tiene acuerdos estratégicos con Fujitsu que nos permiten ofrecer estos equipos a precios muy competitivos.

¿Sustituye este servicio de SIGNO al módulo ESCAN Identidad o Nexo Escan Identidad de Notarnet?

NO. El módulo ESCAN Identidad tiene otras utilidades además de la mera conservación de la imagen del DNI.

  • gestiona TODO tipo de documentos de identidad, como tarjetas de residencia, pasaportes, documentos de identidad de países pertenecientes a la UE, cédulas de países extracomunitarios, etc.
  • los datos se dan de alta inmediatamente en la base de datos de la notaría
  • la imagen queda asociada de forma automática a la ficha del cliente para su consulta instantánea
  • permite consultar las imágenes, tanto desde Textos como desde Gestión sin necesidad de entrar en SIGNO
  • permite realizar testimonios de los DNI de forma automática
  • permite imprimir, en un solo documento, todos los Documentos de identidad en un mismo lote, para poder unirse como documento unido a posteriori. Muy útil para quienes quieren conservar en el protocolo, los documentos de identidad
  • permite conservar un histórico de todos los documentos de identidad con los que intervino una persona, pudiéndolos relacionar por fecha de escaneado

Además, Notarnet está desarrollando una integración entre Nexo Escan Identidad y SIGNO, para que,

  1. aquellos DNI que estén registrados en el nuevo servicio de SIGNO, se descarguen y se den de alta en la base de datos de Enlace Notarnet, y
  2. para que los nuevos DNI que se escaneen, se archiven en una carpeta para ser subidos a SIGNO.

¿Se podrá automatizar el envío de las imágenes SIGNO?

Hemos pedido a Ancert que, igual que se envían los datos al índice, se pudiera subir las imágenes desde la pasarela que proporciona Ancert. Por el momento, se nos ha comunicado que no está previsto habilitar ningún servicio para que, desde las aplicaciones de gestión notarial, se puedan subir automáticamente las imágenes. Esto realmente es una pena, porque supondría un ahorro de tiempo enorme para la notaría.


Notarnet está desarrollando la mejor solución posible para facilitar el trabajo que supone este nuevo servicio. Le mantendremos informado.

En cualquier caso, si tiene alguna cuestión, no dude en ponerse en contacto con su agente consultor en Notarnet para que se asegure de todos los extremos que se comentan en este post, y para que le informe de primera mano sobre todas las consideraciones de interés.

Espero sea de utilidad.

Un saludo.

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Nueva versión del Índice Único. Codificación de países según ISO 3166-1

Recientemente Ancert comunicó a las “casas informáticas” un cambio importante en la estructura del Índice Único: a partir del 1 de enero de 2017, todos los campos correspondientes a países y nacionalidades pasarán a codificarse con el estándar ISO 3166-1 alpha 3.

Este cambio implica la adaptación de todas las listas desplegables de los formularios que cargasen listas de países, pues a partir de dicha fecha, ya no se codificarán con 3 dígitos numéricos como hasta ahora (codificación oficial de Países y Territorios aprobada por OM 9-12-99), si no que empleará la codificación ISO 3166-1.

paises

Esto tiene mucha más importancia de lo que puede parecer a simple vista: todos los campos donde se asigna el país se deben ajustar a esta nueva codificación. Existen multitud de campos afectados: en clientes, por ejemplo, país de residencia y nacionalidad, o en inmuebles.

Además, hay que tener en cuenta que no se admitirán envíos con países según la codificación anterior; es decir, serán rechazados por la pasarela ya que Ancert impone la regla como obligatoria.

Para que esto no suponga ningún problema para el usuario, Enlace Notarnet hace un asignación automática de la codificación anterior a la codificación nueva. Esto puede observarse en las opciones de configuración (Ctrl+O), pestaña “3. Parámetros”, botón “Países”.

mapeo-paises-iso-3166

Gracias a esta operación de asignación automática, el usuario de Enlace Notarnet no deberá hacer nada para tener configurado el envío mediante la pasarela SIGNO según esta nueva codificación.

En cualquier caso, se pueden presentar problemas por datos históricos asignado en clientes o inmuebles, con países que ya no existen como Yugoslavia o la URSS. En estos casos, al enviar a SIGNO, el usuario recibirá un error indicándolo convenientemente para que se asigne el País correcto.

La nueva versión de Enlace Notarnet, ya se está desplegando en las primera notarías para que se pueda verificar que todo funciona adecuadamente. A lo largo de los días 28 y 29 de diciembre,  la nueva versión estará disponible para todos los usuarios de Enlace Notarnet.

 

Ancert anuncia nueva versión del Índice Único que entrará en vigor en marzo

El día 8 de febrero recibimos correo de Ancert anunciando una nueva versión del Índice Único. Esta nueva versión entrará en vigor para documentos autorizados a partir del día 1 de marzo de 2016.

Se incluyen un gran número de novedades y modificaciones. Muchas de ellas tienen que ver con el Convenio suscrito recientemente entre el Consejo General del Notariado y el Consejo General de Procuradores de España.

En cualquier caso, pasamos a detallar las novedades principales :

Nuevos actos jurídicos

  • 1648 – Acta de requerimiento de expedición y depósito de copias electrónicas autorizadas en SIGNO
  • 1649 – Acta de extravío, sustracción o destrucción del conocimiento de embarque
  • 1110 – Reserva del derecho a deliberar

Poderes para pleitos: inclusión de los apoderados (procuradores, abogados, etc.)

Esta quizá sea la novedad más llamativa. A partir del 1 de marzo será obligatorio incluir el nombre completo del apoderado y su profesión. Los valores posibles de esta última serán: (1) Procurador, (2) Abogado, (3) Graduado Social y (4) Otros.

Los actos jurídicos afectados son:

  • 1403 – PODER PARA PLEITOS
  • 1404 – SUSTITUCIÓN DE PODER PARA PLEITOS
  • 1413 – REVOCACIÓN DE APODERAMIENTO O AUTORIZACIÓN

Adicionalmente, se mostrará la siguiente advertencia en caso que no se realice el trámite Notificación de Apoderamientos relacionado con el documento:

“Con arreglo al Convenio suscrito entre el Consejo General del Notariado y el Consejo General de Procuradores de España los apoderamientos relacionados con pleitos podrán notificarse, a instancias de sus clientes, para su consulta a través del portal de apoderamientos mediante un código seguro de verificación, sirviendo la comunicación notarial como medio para la obtención de la copia simple electrónica y conocimiento de la vigencia del poder.”

Por tanto, tenga en cuenta, que si no realiza el trámite de notificación, el documento siempre quedará con la advertencia (estado “amarillo/naranja”). Lo que no sabemos es si este trámite de notificación tendrá un coste para el notario; aunque, si hacemos caso a las distintas experiencias anteriores, podemos aventurar razonablemente que sí.

Búsqueda del Número de Colegiado del Procurador

Adicionalmente, en caso de cualquier documento afectado por el punto anterior, al enviar el documento a SIGNO, el sistema de Ancert realizará, de forma automática, una búsqueda de los Procuradores para averiguar el número de colegiado. En aquellos casos en los que no sea posible encontrar una única coincidencia, se obligará, en el formulario del compareciente, a realizar esta búsqueda de forma manual mediante un nuevo plugin habilitado al efecto.SIGNO. Búsqueda de Procurador

Esto en la práctica significará que el usuario deberá tener mucho cuidado a la hora de escribir los nombres y apellidos de los procuradores para “conseguir” que el buscador automático de la Base de Datos de Procuradores encuentre simpre, o el mayor número posible de veces, al procurador en cuestión.

Esperemos que este nuevo cotejo no se convierta en otro impedimento para los usuarios, como ya están sufriendo por los cotejos de Sujetos e Inmuebles.

Revocación de Poderes: revocación parcial o completa

En los actos jurídicos de revocación de poder y revocación poder para pleitos se deberá indicar si es Completa o Parcial.

Este nuevo campo se activará en los actos jurídicos:

  • 1406 – Revocación de apoderamiento o autorización
  • 1413 – Revocación de poder para pleitos

Revocación de Poderes para Pleitos: debe indicar que existe un documento anterior relevante

Se incluye el acto 1413 – REVOCACIÓN DE PODER PARA PLEITOS a la lista de actos que requieren indicar Sí en el campo “¿Existe un documento anterior relevante? (diferente a documento de rectificación)” que figura en los Datos identificativos del documento, e informar los datos identificativos de ese documento.

Sólo se exigirá el documento anterior relevante si se da la siguiente condición:

– Se ha indicado “Revocar todos los poderes” NO.

El documento anterior relevante deberá corresponder a la escritura de otorgamiento de poderes que se están revocando.

Fecha de nacimiento en todos los intervinientes en actos jurídicos con objetos del tipo Activos Financieros

Otra de las novedades (obligaciones) que llama la atención es la obligatoriedad de incluir la fecha de nacimiento en aquellos intervinientes (personas físicas) presentes en un acto de constitución de sociedades y/o adquisición de participaciones o acciones.

En general se puede entender que deberá indicarse la fecha de nacimiento en, practicamente, todos los actos jurídicos donde se incluyan participaciones/acciones. Para ver el detalle de los actos jurídicos afectados vea la guía del índice que, se supone, debería estar publicada en SIGNO.


Estas son las novedades y modificaciones más importantes que creemos de mayor interés. En cualquier caso, y como siempre, remitimos a la documentación que ya habrá circulado Ancert para informar a los usuarios del Índice Único.

 

 

ANCERT anuncia nueva modificación del Índice Único para mayo 2015

El viernes 10 de abril, ANCERT envió las especificaciones técnicas de la enésima revisión/modificación del Índice Único notarial. Esta nueva versión entrará en vigor para documentos autorizados a partir del 1 de mayo. Los proveedores de software de gestión dispondremos de un entorno de pruebas, según se anuncia, a partir del jueves 16 de abril.

Como es costumbre, los plazos impuestos por ANCERT para realizar (1) el análisis de la documentación, (2) diseño de la solución, (3) programación de la misma, y (4) preparación del despliegue en los despachos notariales, son absolutamente ridículos. Y todo contando con que no se produzcan retrasos “no planificados” como ya ha pasado, desgraciadamente en multitud de ocasiones (ver aquí, aquí y aquí por ejemplo).

laberinto

En cualquier caso no voy a volver a explicar los efectos tan perjudiciales para las notarías que este tipo de estrategia en la planificación implican. El lector puede releerlos en los vínculos anteriores.

Con este post quiero adelantar las novedades que se presentan, alguna de notable importancia.

Titular Real

Quizá uno de los puntos más importante es que se crea un nuevo trámite en SIGNO Consulta de Titular Real (CTR). A partir de esta nueva versión se deberá consultar previamente a la autorización del documento mediante este nuevo servicio de SIGNO. Esto implicará que ya no se remitirá la información mediante el Índice Único. Transcribo literalmente el texto, para que juzgue el lector por sí mismo:

Hasta ahora, se solicitaba indicar el Titular Real en los comparecientes persona jurídica que interviniesen en actos jurídicos que por parametrización lo requerían.
A partir de ahora la información del Titular Real se indicará en el trámite SIGNO Consulta de Titular Real (CTR).
Dicha consulta debería efectuarse en fecha previa a la fecha de autorización del documento notarial.

Eso implica que a partir de esta versión dejará de informarse cualquier información sobre el Titular Real y por tanto habrá que deshabilitar también las validaciones correspondientes al Titular Real. Tan sólo se deberá indicar para las sociedades si se tratan de una persona jurídica excepcionada. Si se cumple al menos una de las siguientes condiciones deberá informarse obligatoriamente la pregunta:

  • La suma total de cuantías de la operación es superior a 15.000 €
  • Se ha respondido afirmativamente a la pregunta Existe algún indicador de riesgo
  • El sujeto interviene en alguno de los siguientes actos jurídicos:
    • 1405: OTRO TIPO DE APODERAMIENTOS
    • 1603: ACTAS DE EXHIBICIÓN
    • 1620: OTRAS ACTAS DE DEPÓSITO
    • 1621: ACTAS DE LEGITIMACIÓN DE FIRMAS PARA EFECTO EN PAÍS EXTRANJERO
    • 1635: ACTA DE TITULAR REAL LEY 10/2010

Indicador de riesgo

Otro punto “curioso” es la obligación de indicar, en cualquier acto jurídico de cuantía, si existe algún indicador de riesgo. Esta pregunta se deberá responder sólo si la cuantía es inferior a 15.000 € o si la cuantía es opcional y no se ha informado. No puedo dar más información porque esa es toda de la que disponemos.

Superficie de finca urbana

A partir de ahora este campo se sustituye por un grupo de 4 campos alternativos:

  • Superficie construida sin elementos comunes
  • Superficie construida con elementos comunes
  • Superficie útil
  • Superficie no conocida

Por tanto, en los casos en los que era obligatorio indicar la superficie, a partir de esta nueva versión será necesario indicar al menos uno de los cuatro campos.

Nuevo medio de pago. Ingreso en efectivo en cuenta bancaria

Se añade este nuevo medio de pago. Tendrá características análogas al medio “Efectivo metálico” salvo que informa “Acreditado/Manifestado” y NO se aplica la validación del S1.

Nuevo campo Prima de Emisión

Este campo, de carácter opcional, permitirá indicar la prima de emisión junto al importe del capital social, para reflejar correctamente los desembolsos totales de los fundadores.

Identificación del Trust

A partir de ahora se deberá indicar si el interviniente se trata de un Trust. En caso afirmativo se deberán cumplimentar una serie de campos obligatorios:

  • Nombre del Trust
  • País de constitución del Trust
  • Indicar si se ha obtenido copia de la documentación contractual del Trust con la información señalada en el art. 9.5 de R.D. 304/2014. En caso de respuesta negativa aparecerá la siguiente advertencia:

“En virtud de lo establecido en el artículo 6.3 del R.D. 304/2014, para cumplir con la obligación de identificar a los fideicomisos anglosajones o trusts otorgantes de una operación, es necesario solicitar y conservar copia del documento constitutivo del Trust. El incumplimiento de esta obligación podría constituir una infracción grave, conforme al artículo 52.1.a) de la Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.”

Estos son los cambios más importantes que se anuncian en la documentación técnica que ANCERT nos ha hecho llegar, aunque probablemente, y como es costumbre por desgracia, cuando analicemos toda la información remitida aparezcan algunos cambios más. Suponemos que los notarios y/o oficiales estarán al tanto desde hace ya semanas porque habrán sido puntualmente informados y formados, y … lo siento, era una broma.

ANCERT, por fin, anuncia la puesta en marcha de la nueva versión del Índice Único

Hoy, jueves 30 de enero, hemos recibido un correo electrónico de ANCERT que anuncia la puesta en marcha definitiva de la nueva versión del Índice Único (NIU) para el sábado 1 de febrero (¡?!); es decir, en 2 días. Es necesario recordar que esta versión fue retrasada justo antes de su fecha prevista (ver este post anterior).

En el correo se indican, muy resumidamente, las modificaciones que se plantean respecto de las últimas especificaciones que se enviaron hace semanas. En cualquier caso revisaremos la documentación técnica adjunta al correo electrónico citado ya que normalmente suelen introducirse cambios no documentados o, al menos, no identificados expresamente.

Como conclusión, y siguiendo la línea demostrada últimamente, se nos da muy poco tiempo para estudiar la documentación, introducir los cambios en la programación, realizar las pruebas correspondientes, etc. En cualquier caso, es nuestra intención que los usuarios de Enlace Notarnet tengan disponible la actualización durante el lunes 3 de febrero.