Comentario sobre la carta del Presidente del CGN sobre el servicio de DNI de SIGNO

Ayer apareció publicada en SIGNO una nueva carta del Presidente del Consejo General del Notariado. En esta carta se explican las decisiones adoptadas por el Consejo en los últimos meses.

Simplemente, desde Notarnet, quisiéramos aclarar y puntualizar dos cuestiones que creemos de relevancia y que tienen que ver con el nuevo servicio de digitalización y conservación del DNI.

En la carta puede leerse:

…las ineficiencias en los programas y en los escáneres suministrados a nuestras notarías por algunas casas de informática, renuentes a la hora de prestar su colaboración de cara a las decisiones adoptadas mediante escáneres y programas adecuados.

En cuanto a “los programas”: el software para digitalizar documentos de identidad, ESCAN Identidad, desarrollado por Notarnet:

  • Ha digitalizado en los últimos años varios millones de documentos de identidad.
  • Es compatible con casi cualquier escáner. El software se adapta a multifunciones, escáneres con driver TWAIN, escáneres de red, escáneres ScanSnap, etc. Prácticamente a la totalidad de ellos.
  • Es capaz de digitalizar, realizar OCR y archivar según la legislación, todo tipo de documento de identidad (DNI, Tarjeta de Residencia, Pasaporte Español, Pasaporte de más de 80 nacionalidades, cédulas de países intracomunitarios, etc.)
  • Conserva una copia de todos los documentos de identidad del sujeto, indicando las fechas en las que se digitalizó y utilizó para la comparecencia ante el notario.
  • Permite que la imagen del documento de identidad sea accesible de forma inmediata desde el software de gestión notarial.
  • En el año 2015, DigiIdentidad (el motor en el que se basa ESCAN Identidad), fue reconocido y premiado como producto innovador a nivel europeo por Fujitsu.

Nexo Anagrama Identidad

En definitiva, es un software que está diseñado, programado y configurado, con la única misión de dar cumplimiento a las obligaciones legales y a facilitar, en lo máximo posible, el proceso de digitalización y archivado, y cumple sus objetivos sobradamente. Y, quizá, lo más importante: se adapta a la práctica totalidad de dispositivos de digitalización del que ya dispongan los notarios sin obligar a hacer una inversión adicional.

En cuanto a “los escáneres”: los escáneres que comercializa Notarnet, son dispositivos de primera calidad y con una robustez altamente contrastada:

  • Fujitsu de la serie Fi (tales como el Fi-65F, Fi-7130, Fi-7160, etc.)
  • Fujitsu de la serie SP (tales como el SP-1120, SP-1130)
  • Fujitsu de la serie ScanSnap (tales como el IX-500)

Probablemente uno de los escáneres más comercializados por su versatilidad, calidad, software de OCR, y un largo etcétera, sea el Fujitsu ScanSnap IX-500. Notarnet, realizó el esfuerzo de investigación y programación, para que este escáner pudiera ser utilizado para digitalizar documentos de identidad, por ejemplo, para digitalizar lotes de documentos (el usuario introduce 3 o 4 documentos en el cargador ADF y se digitalizan y procesan en un solo lote).

Merece la pena indicar que, por limitaciones del software de Ancert, este tipo de escáneres quedó fuera de la lista de compatibles con su software de digitalización. Debe quedar claro: este tipo de escáneres digitaliza perfectamente documentos de identidad; por tanto, en todo caso, es el software de Ancert el que puede presentar ineficiencias al no ser capaz de integrarlos (en concreto los escáneres que no tienen “driver TWAIN“)


Por último, quisiéramos añadir que, en Notarnet, solo nos mueve diseñar y desarrollar las mejores herramientas para nuestros clientes, dedicando todo nuestro esfuerzo a ello; siempre intentando adaptarnos a las necesidades del cliente y, por supuesto, pensando en todas las obligaciones a las que debe dar cumplimiento y de la forma más eficaz posible.

 

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Servicio DNI de SIGNO

Hoy, 1 de marzo, ha entrado en vigor para todas las notarías de España, el nuevo servicio de SIGNO de consulta y actualización de la base datos de personas físicas del Notariado. Este es un servicio diseñado por Ancert y cuyas limitaciones están provocando grandes problemas en el día a día del despacho notarial.

Como indicaba en este post, el CGN insiste en la obligatoriedad de consultar desde SIGNO el número de DNI de todos los comparecientes. Si el DNI no existiera en la base de datos, se deberán enviar las imágenes del DNI escaneadas desde el mismo servicio de SIGNO.

Desde Notarnet, y dentro de lo muy poco que podemos hacer (o, mejor dicho, de lo que nos dejan hacer), se han desplegado en todas la notarías dos aplicaciones que facilitan el trabajo.

BigBrother

Carga Masiva de DNIs

Esta aplicación sólo se utilizará inicialmente y servirá para realizar la “subida” masiva de los DNIs de los últimos 5 años. Su uso es trivial.

Por una parte, encontrarás un acceso directo al documento de ayuda en la carpeta “Programas Notarnet” que hay en el Escritorio. “Enlace Notarnet – Carga masiva DNIs a SIGNO

Por otra, encontrarás un acceso directo a la aplicación en sí. “Carga Masiva DNI”

Programas Notarnet

Abre el documento y sigue las instrucciones para realizar la subida inicial de los documentos de identidad actualmente archivados en la notaría.

Visor de Nexo Escan Identidad – Exportar a PDF para subir a SIGNO

Esta aplicación permite exportar las imágenes JPG a formato PDF con las dos caras en un solo documento (lo que permite seleccionar un solo archivo para subir el DNI), copiar a una carpeta local y facilita el uso de la aplicación de Ancert del entorno SIGNO para ir completando el tedioso trabajo de cotejo y actualización en su caso.

Para ver el funcionamiento de esta aplicación y su herramienta para exportar a SIGNO, abre el documento de ayuda “Nexo Escan Identidad – SIGNO” que se encuentra en la misma carpeta de “Programas Notarnet” del Escritorio (ver imagen).


Es evidente que este nuevo servicio supone incrementar la carga de trabajo de la notaría de forma notable. Sería deseable que este tipo de servicios se pudieran integrar directamente en los distintos programas de gestión. Esto abriría un abanico de posibilidades que permitirían reducir drásticamente el tiempo empleado en todo el proceso.

Desgraciadamente el servicio actual diseñado en SIGNO para cotejar y, en su caso, actualizar la imagen del DNI o la información, es muy poco ágil, el proceso es uno-a-uno y no parece que haya disposición a modificarlo.

Como decía arriba, en Notarnet hemos diseñado estas aplicaciones para facilitar en la medida de lo posible el trabajo.

Por favor, lee los documentos de ayuda que hemos señalado arriba para aprovechar estas facilidades.

Espero sirva de ayuda.

Nuevo servicio de consulta y digitalización de DNIs en SIGNO

Durante las últimas semanas, todos los notarios están recibiendo correos y llamadas por parte de Ancert, para “comprobar si los escáneres de la notaría son compatibles con el nuevo servicio” y, en su caso, instalar los drivers pertinentes para que todo ello funcione.

DNI Especimen

Multitud de notarios (y empleados) nos están llamando para informarse sobre ello; cosa realmente curiosa, ya que lo lógico es que les informaran desde Ancert, y además detalladamente, ya que es el responsable del nuevo servicio, tanto en su diseño como implantación, ¡y más aun si resulta obligatorio!

Antecedentes

En sendas reuniones de julio y noviembre de 2017, el Consejo General del Notariado acordó, entre otras cosas, crear una base de datos “de Personas Únicas” que contenga los datos e imágenes escaneadas de todos los comparecientes en todas las notarías. Esta base de datos estará centralizada, lo cual tiene implicaciones muy importantes desde todos los puntos de vista.

De forma que, a partir del 1 de marzo de 2018, será obligatorio consultar desde SIGNO el número de DNI de todos los comparecientes. Si el DNI no existiera en la base de datos, se deberán enviar las imágenes del DNI escaneadas desde el mismo servicio de SIGNO. En cualquier caso desde el CGN se insiste en “…esta consulta no sustituye en ningún caso a la identificación que de tales personas debemos efectuar en la notaría a través de los instrumentos habituales…

 

Objetivo del servicio

En primer lugar, lo que se pretende es evitar errores en el envío de datos de identidad de los sujetos. En segundo lugar, reaprovechar la información de todas las notarías del territorio nacional (como ya comentábamos arriba esta base de datos está centralizada y se nutre de todos los despachos que utilicen el servicio). Y, en tercer lugar, este mismo servicio indicará si el documento de identidad consultado corresponde a una Persona de Responsabilidad Pública o allegado, o si forma parte de la lista de congelación de fondos.

De forma paralela, y conforme el criterio y directrices del CGN, ya no es necesario conservar las imágenes de los documentos de identidad en la notaría según lo dispuesto en la normativa sobre la prevención del blanqueo de capitales.

Este servicio sólo es válido para el DNI, por lo que para el resto de documentos de identidad como pasaportes, permisos de residencia, etc., y para el cumplimento de la Ley de prevención del blanqueo de capitales, se debe seguir usando DigiIdentidad o el sistema habitual implantado en la notaría.

¿Necesita la notaría adquirir nuevos escáneres para utilizar el servicio de SIGNO?

En principio NO es necesario. Aunque está produciéndose bastante confusión al respecto ya que en las llamadas que se han realizado desde Ancert nos consta que en algunos casos se está indicando que ciertos escáneres no son compatibles (entre ellos la serie ScanSnap de Fujitsu… ¡que por cierto son magníficos escáneres!)

Como decimos, los usuarios de Enlace Notarnet y su módulo ESCAN Identidad, no deberán cambiar ni adquirir ningún escáner para realizar el trámite de “subida” de la imagen en caso de que esta no exista o esté desactualizada en la base de datos de Personas Únicas. Ancert nos ha confirmado por correo electrónico que las imágenes podrán subirse desde archivo previamente digitalizado, siempre y cuando cumplan con los requerimientos de formato y densidad (200 dpi)

En la notaría se escanea con un equipo multifunción; ¿necesita adquirir un escáner para utilizar el servicio de SIGNO?

En principio NO es necesario. Solo algunos modelos antiguos o de prestaciones limitadas podrían resultar incompatibles. En la mayoría de los casos, simplemente, se necesitará una reconfiguración para que la imagen escaneada cumpla con los requisitos que pide Ancert, pero se podrá seguir utilizando el mismo sistema. Las imágenes digitalizadas en blanco y negro, o escala de grises, no son válidas.

En aquellos casos que necesitara un escáner, póngase en contacto con su agente consultor en Notarnet para informarse sobre los precios. Notarnet tiene acuerdos estratégicos con Fujitsu que nos permiten ofrecer estos equipos a precios muy competitivos.

¿Sustituye este servicio de SIGNO al módulo ESCAN Identidad o Nexo Escan Identidad de Notarnet?

NO. El módulo ESCAN Identidad tiene otras utilidades además de la mera conservación de la imagen del DNI.

  • gestiona TODO tipo de documentos de identidad, como tarjetas de residencia, pasaportes, documentos de identidad de países pertenecientes a la UE, cédulas de países extracomunitarios, etc.
  • los datos se dan de alta inmediatamente en la base de datos de la notaría
  • la imagen queda asociada de forma automática a la ficha del cliente para su consulta instantánea
  • permite consultar las imágenes, tanto desde Textos como desde Gestión sin necesidad de entrar en SIGNO
  • permite realizar testimonios de los DNI de forma automática
  • permite imprimir, en un solo documento, todos los Documentos de identidad en un mismo lote, para poder unirse como documento unido a posteriori. Muy útil para quienes quieren conservar en el protocolo, los documentos de identidad
  • permite conservar un histórico de todos los documentos de identidad con los que intervino una persona, pudiéndolos relacionar por fecha de escaneado

Además, Notarnet está desarrollando una integración entre Nexo Escan Identidad y SIGNO, para que,

  1. aquellos DNI que estén registrados en el nuevo servicio de SIGNO, se descarguen y se den de alta en la base de datos de Enlace Notarnet, y
  2. para que los nuevos DNI que se escaneen, se archiven en una carpeta para ser subidos a SIGNO.

¿Se podrá automatizar el envío de las imágenes SIGNO?

Hemos pedido a Ancert que, igual que se envían los datos al índice, se pudiera subir las imágenes desde la pasarela que proporciona Ancert. Por el momento, se nos ha comunicado que no está previsto habilitar ningún servicio para que, desde las aplicaciones de gestión notarial, se puedan subir automáticamente las imágenes. Esto realmente es una pena, porque supondría un ahorro de tiempo enorme para la notaría.


Notarnet está desarrollando la mejor solución posible para facilitar el trabajo que supone este nuevo servicio. Le mantendremos informado.

En cualquier caso, si tiene alguna cuestión, no dude en ponerse en contacto con su agente consultor en Notarnet para que se asegure de todos los extremos que se comentan en este post, y para que le informe de primera mano sobre todas las consideraciones de interés.

Espero sea de utilidad.

Un saludo.

Nueva versión del Índice Único. Codificación de países según ISO 3166-1

Recientemente Ancert comunicó a las “casas informáticas” un cambio importante en la estructura del Índice Único: a partir del 1 de enero de 2017, todos los campos correspondientes a países y nacionalidades pasarán a codificarse con el estándar ISO 3166-1 alpha 3.

Este cambio implica la adaptación de todas las listas desplegables de los formularios que cargasen listas de países, pues a partir de dicha fecha, ya no se codificarán con 3 dígitos numéricos como hasta ahora (codificación oficial de Países y Territorios aprobada por OM 9-12-99), si no que empleará la codificación ISO 3166-1.

paises

Esto tiene mucha más importancia de lo que puede parecer a simple vista: todos los campos donde se asigna el país se deben ajustar a esta nueva codificación. Existen multitud de campos afectados: en clientes, por ejemplo, país de residencia y nacionalidad, o en inmuebles.

Además, hay que tener en cuenta que no se admitirán envíos con países según la codificación anterior; es decir, serán rechazados por la pasarela ya que Ancert impone la regla como obligatoria.

Para que esto no suponga ningún problema para el usuario, Enlace Notarnet hace un asignación automática de la codificación anterior a la codificación nueva. Esto puede observarse en las opciones de configuración (Ctrl+O), pestaña “3. Parámetros”, botón “Países”.

mapeo-paises-iso-3166

Gracias a esta operación de asignación automática, el usuario de Enlace Notarnet no deberá hacer nada para tener configurado el envío mediante la pasarela SIGNO según esta nueva codificación.

En cualquier caso, se pueden presentar problemas por datos históricos asignado en clientes o inmuebles, con países que ya no existen como Yugoslavia o la URSS. En estos casos, al enviar a SIGNO, el usuario recibirá un error indicándolo convenientemente para que se asigne el País correcto.

La nueva versión de Enlace Notarnet, ya se está desplegando en las primera notarías para que se pueda verificar que todo funciona adecuadamente. A lo largo de los días 28 y 29 de diciembre,  la nueva versión estará disponible para todos los usuarios de Enlace Notarnet.

 

Nueva versión Enlace Notarnet. Índice Único octubre 2013

Sobre las 10:30 de hoy miércoles 16 de octubre publicaremos la nueva versión de Enlace Notarnet. Esta versión contendrá los cambios necesarios para dar cumplimiento a las nuevas especificaciones remitidas por ANCERT para la nueva versión del Índice Único que entra en vigor hoy mismo.

SIGNO - ÍNDICE ÚNICO

ÍNDICE ÚNICO

A continuación se hace una descripción de las cuestiones que aparecerían si no se actualizara Enlace Notarnet. Es necesario indicar que los cambios son de poca envergadura y que, por tanto, el usuario puede o no actualizar.

  • En los actos jurídicos afectados por el nuevo campo del índice “Protocolización de documento judicial” aparecerá un aviso en amarillo diciendo que no se ha informado del dato. Los actos en los que se genera el aviso son:
    • 0312 Liquidaciones de gananciales intervivos
    • 1102 Liquidaciones de gananciales mortis causa
    • 0314 Confesión de privatividad o acuerdos que alteran el carácter común o privativo de los bienes
    • 1103 Adjudicaciones por título sucesorio
    • 0501 Compraventas de inmuebles
    • 0516 Compraventas de valores
  • La nacionalidad no coincide en las diversas apariciones de una persona o sociedad en el documento. Aquí no hay nuevos datos. Es una nueva comprobación sobre los datos existentes. Además de informar de las personas físicas y sociedades como sujetos (“partícipes” en Enlace Notarnet), se referencian en varios lugares:
    • Representantes
    • Medios de pago (libradores, beneficiarios, ordenantes, terceros ajenos, …)
    • Titulares reales

En dichos lugares se informa del nº de documento de identidad, el tipo de documento de identidad y la nacionalidad (entre otros). Lo que ANCERT comprueba ahora es que en todas las apariciones, un mismo sujeto se informe con la misma nacionalidad. Como he dicho, aquí no hay datos nuevos. Se trata de comprobar que la información introducida sea correcta en lo que a la nacionalidad se refiere. Si aparece algún aviso en amarillo al respecto, desde SIGNO se va al sitio que mencione, se corrige la inconsistencia del dato y se reenvía. Si los datos son buenos, el envío es bueno. Notarnet no actuará al respecto.

  • Nueva clase de representación “Administración concursal”. A las 5 clases de representación existentes:
    • Legal
    • Orgánica
    • Voluntaria
    • Incompleta
    • Verbal o no acreditada

, se añade otra:

    • Administración concursal
  • En las constituciones de sociedad, no se puede indicar que la sociedad que se constituye (informada como objeto acciones y participaciones en el índice) tenga el mismo CIF que ningún fundador de ésta. Tal y como planteamos las constituciones en nuestro programa, esto no debería ocurrir con regla o sin ella.
  • Compraventa de valores : “En el acto 0516 – Compraventa de valores, no se puede relacionar el mismo sujeto en la intervención transmitentes y adquirientes si se realiza sobre el mismo objeto”. Fijaos que se afecta exclusivamente a la compraventa de acciones o participaciones sociales. Casos como la disolución de comunidad de gananciales en los que un sujeto adquiere el pleno dominio y a la vez transmite el usufructo o la nuda propiedad no se ven afectados por esta verificación. Como antes: si los datos introducidos son buenos, el envío será correcto.
  • Medios de pago en Cancelaciones de Hipoteca. Al comportamiento conocido: “En los actos de cancelación de hipoteca (1302, 1303), los medios de pago se solicitan en caso de estar así indicado en parametrización, a excepción de las EEFF relacionadas como acreedor, que hacen que no se permita indicar los medios de pago“, se añade que en operaciones en las que intervenga la SAREB tampoco se podrán enviar medios de pago. Este cambio es el único que puede ser problemático porque impide el envío. Afortunadamente no se hacen todos los días.
  • El acto “1408 – Renuncia de Apoderamientos” ANTES no se permitía informar de un documento anterior relevante. AHORA requiere que se informe de documento anterior relevante.

Los cambios comentados constituyen las modificaciones de esta revisión del índice que entra en vigor hoy 16 de octubre.

El cambio de la SAREB es el único que podría impedir un envío al índice.

Los demás generan avisos en amarillo. Lo que ANCERT llama “errores no bloqueantes”. En el caso concreto de la nueva clase de representación, lo que ocurrirá es que el usuario no podrá seleccionar la nueva opción. Todos estos avisos se podrán corregir, o bien modificando los datos “malos”, o bien accediendo al entorno SIGNO y modificando lo que proceda.

Con arreglo a lo comentado, estimo que los efectos de usar la versión actual del programa y pasarela con la nueva revisión del índice serán leves.

En cualquier caso, y como siempre, recomendamos que el usuario realice la actualización de Enlace Notarnet.

Saludos.