Ancert está desconfigurando multitud de escáneres al hacer “pruebas” con el servicio de digitalización de DNIs

Desde hace semanas, en Ancert se están dedicando a llamar notaría a notaría para comprobar, y en su caso configurar, los escáneres que ya están instalados (¡y funcionando!) Esto requiere de una conexión, a través de la cual, el técnico de Ancert, instala y reconfigura el escáner en cuestión.

Fail

Pues bien, en el servicio de atención al usuario de Notarnet, estamos recibiendo multitud de llamadas indicando que “… tras la conexión, el escáner ha dejado de funcionar…” En realidad, normalmente, se trata simplemente de que el técnico de Ancert ha configurado el escáner de cierta forma que hace que el software anterior deje de funcionar.

Si no está al tanto de la razón por la que se está haciendo todo esto, lee este post que publiqué hace unos días.

Esta misma mañana, ante la avalancha de llamadas, he remitido el siguiente boletín a todos los suscritos al boletín de Notarnet.

Estimados amigos:
Como ya adelantamos hace unos días, Ancert está realizando llamadas notaría a notaría, para “comprobar” e “instalar” lo necesario para su nuevo servicio de digitalización de DNIs.
Pues bien, hemos podido comprobar que, inexplicablemente, estas conexiones están provocando que el escáner quede inservible para otros propósitos por la negligencia de los técnicos de Ancert. El servicio de atención al usuario ya lleva más de 40 llamadas de notarías que, después de la conexión comentada, el escáner ha quedado desconfigurado.

Por tanto, si reciben esta llamada, es absolutamente imprescindible que adviertan previamente al técnico de Ancert que se conecta, que debe dejar la configuración exactamente en el mismo estado en el que se encontraba antes de la conexión. También sería conveniente que, antes de desconectar, se compruebe que el escáner sigue funcionando de la misma forma con los programas que ya se encuentran configurados en la notaría.

El servicio de atención al usuario no puede asumir el trabajo que supone volver a reconfigurar los distintos escáneres en la notaría; de modo que es de vital importancia que, antes de que el técnico de Ancert se desconecte, se compruebe que todo sigue funcionando correctamente.

Espero os sea de utilidad.

Un abrazo.

No sé si es mejor, simplemente impedir que se haga ninguna conexión, pero desde luego, como mínimo, hay que exigir que el escáner siga funcionando como hasta antes de la conexión. Así que, comprueba que efectivamente es así… ¡y antes de que desconecte el técnico!

Saludos.

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Nuevo servicio de consulta y digitalización de DNIs en SIGNO

Durante las últimas semanas, todos los notarios están recibiendo correos y llamadas por parte de Ancert, para “comprobar si los escáneres de la notaría son compatibles con el nuevo servicio” y, en su caso, instalar los drivers pertinentes para que todo ello funcione.

DNI Especimen

Multitud de notarios (y empleados) nos están llamando para informarse sobre ello; cosa realmente curiosa, ya que lo lógico es que les informaran desde Ancert, y además detalladamente, ya que es el responsable del nuevo servicio, tanto en su diseño como implantación, ¡y más aun si resulta obligatorio!

Antecedentes

En sendas reuniones de julio y noviembre de 2017, el Consejo General del Notariado acordó, entre otras cosas, crear una base de datos “de Personas Únicas” que contenga los datos e imágenes escaneadas de todos los comparecientes en todas las notarías. Esta base de datos estará centralizada, lo cual tiene implicaciones muy importantes desde todos los puntos de vista.

De forma que, a partir del 1 de marzo de 2018, será obligatorio consultar desde SIGNO el número de DNI de todos los comparecientes. Si el DNI no existiera en la base de datos, se deberán enviar las imágenes del DNI escaneadas desde el mismo servicio de SIGNO. En cualquier caso desde el CGN se insiste en “…esta consulta no sustituye en ningún caso a la identificación que de tales personas debemos efectuar en la notaría a través de los instrumentos habituales…

 

Objetivo del servicio

En primer lugar, lo que se pretende es evitar errores en el envío de datos de identidad de los sujetos. En segundo lugar, reaprovechar la información de todas las notarías del territorio nacional (como ya comentábamos arriba esta base de datos está centralizada y se nutre de todos los despachos que utilicen el servicio). Y, en tercer lugar, este mismo servicio indicará si el documento de identidad consultado corresponde a una Persona de Responsabilidad Pública o allegado, o si forma parte de la lista de congelación de fondos.

De forma paralela, y conforme el criterio y directrices del CGN, ya no es necesario conservar las imágenes de los documentos de identidad en la notaría según lo dispuesto en la normativa sobre la prevención del blanqueo de capitales.

Este servicio sólo es válido para el DNI, por lo que para el resto de documentos de identidad como pasaportes, permisos de residencia, etc., y para el cumplimento de la Ley de prevención del blanqueo de capitales, se debe seguir usando DigiIdentidad o el sistema habitual implantado en la notaría.

¿Necesita la notaría adquirir nuevos escáneres para utilizar el servicio de SIGNO?

En principio NO es necesario. Aunque está produciéndose bastante confusión al respecto ya que en las llamadas que se han realizado desde Ancert nos consta que en algunos casos se está indicando que ciertos escáneres no son compatibles (entre ellos la serie ScanSnap de Fujitsu… ¡que por cierto son magníficos escáneres!)

Como decimos, los usuarios de Enlace Notarnet y su módulo ESCAN Identidad, no deberán cambiar ni adquirir ningún escáner para realizar el trámite de “subida” de la imagen en caso de que esta no exista o esté desactualizada en la base de datos de Personas Únicas. Ancert nos ha confirmado por correo electrónico que las imágenes podrán subirse desde archivo previamente digitalizado, siempre y cuando cumplan con los requerimientos de formato y densidad (200 dpi)

En la notaría se escanea con un equipo multifunción; ¿necesita adquirir un escáner para utilizar el servicio de SIGNO?

En principio NO es necesario. Solo algunos modelos antiguos o de prestaciones limitadas podrían resultar incompatibles. En la mayoría de los casos, simplemente, se necesitará una reconfiguración para que la imagen escaneada cumpla con los requisitos que pide Ancert, pero se podrá seguir utilizando el mismo sistema. Las imágenes digitalizadas en blanco y negro, o escala de grises, no son válidas.

En aquellos casos que necesitara un escáner, póngase en contacto con su agente consultor en Notarnet para informarse sobre los precios. Notarnet tiene acuerdos estratégicos con Fujitsu que nos permiten ofrecer estos equipos a precios muy competitivos.

¿Sustituye este servicio de SIGNO al módulo ESCAN Identidad o Nexo Escan Identidad de Notarnet?

NO. El módulo ESCAN Identidad tiene otras utilidades además de la mera conservación de la imagen del DNI.

  • gestiona TODO tipo de documentos de identidad, como tarjetas de residencia, pasaportes, documentos de identidad de países pertenecientes a la UE, cédulas de países extracomunitarios, etc.
  • los datos se dan de alta inmediatamente en la base de datos de la notaría
  • la imagen queda asociada de forma automática a la ficha del cliente para su consulta instantánea
  • permite consultar las imágenes, tanto desde Textos como desde Gestión sin necesidad de entrar en SIGNO
  • permite realizar testimonios de los DNI de forma automática
  • permite imprimir, en un solo documento, todos los Documentos de identidad en un mismo lote, para poder unirse como documento unido a posteriori. Muy útil para quienes quieren conservar en el protocolo, los documentos de identidad
  • permite conservar un histórico de todos los documentos de identidad con los que intervino una persona, pudiéndolos relacionar por fecha de escaneado

Además, Notarnet está desarrollando una integración entre Nexo Escan Identidad y SIGNO, para que,

  1. aquellos DNI que estén registrados en el nuevo servicio de SIGNO, se descarguen y se den de alta en la base de datos de Enlace Notarnet, y
  2. para que los nuevos DNI que se escaneen, se archiven en una carpeta para ser subidos a SIGNO.

¿Se podrá automatizar el envío de las imágenes SIGNO?

Hemos pedido a Ancert que, igual que se envían los datos al índice, se pudiera subir las imágenes desde la pasarela que proporciona Ancert. Por el momento, se nos ha comunicado que no está previsto habilitar ningún servicio para que, desde las aplicaciones de gestión notarial, se puedan subir automáticamente las imágenes. Esto realmente es una pena, porque supondría un ahorro de tiempo enorme para la notaría.


Notarnet está desarrollando la mejor solución posible para facilitar el trabajo que supone este nuevo servicio. Le mantendremos informado.

En cualquier caso, si tiene alguna cuestión, no dude en ponerse en contacto con su agente consultor en Notarnet para que se asegure de todos los extremos que se comentan en este post, y para que le informe de primera mano sobre todas las consideraciones de interés.

Espero sea de utilidad.

Un saludo.

Ancert renovará los servidores PLATON… ¡la cuota mensual se multiplica por 3!

Ancert acaba de anunciar, mediante carta remitida por correo electrónico a los notarios, la renovación de los servidores PLATON en todas las notarías… y la “actualización” de la cuota mensual para financiar la adquisición de los equipos y su mantenimiento.

goodbye

Ancert abandona los IBM xSeries que hasta la fecha se instalaban, uno por cada notaría, y que contienen la plataforma SIGNO. Cambia de fabricante apostando por Hewlett Packard y su  HP ML150 G9. Aunque en el comunicado no se da ninguna información sobre los aspectos técnicos, ni de la elección, ni de los nuevos equipos, quizá la decisión de abandonar estos modelos de servidores tenga que ver con el hecho de que IBM vendió, hace  ya 2 años, la sección de servidores de arquitectura x86 al gigante chino Lenovo.

hp-proliant-ml150-gen9

 

Aunque es solo una especulación, bien podría pensarse que el hecho de que los equipos ya no sean fabricados por IBM sea una de las razones para esta decisión. Sin embargo, Lenovo ya demostró cuando adquirió la división de portátiles ThinkPad, también de IBM, que era muy capaz de mantener la calidad que IBM había alcanzado con esta famosa gama de laptops. De hecho, los Lenovo ThinkPad siguen siendo un referente en portátiles en el mundo empresarial.

Pero, ¿por qué especular? Bueno… además de que porque no cuesta nada, también porque está claro que por el precio no puede ser. En el comunicado no queda claro qué parte de la nueva cuota es para la adquisición del servidor y qué parte para el mantenimiento del mismo, ni tampoco si a partir del momento que finalice la financiación de la adquisición pueda bajar la cuota. Ciertamente, lo que más llama la atención es, precisamente, el incremento de la cuota que tendrán que abonar los notarios para financiar el equipo en sí y su mantenimiento: un incremento de casi el ¡¡ 300% !! respecto de lo que pagan actualmente.

Tema aparte es si, realmente, en los tiempos que corren, es necesario disponer de un servidor en todas y cada una de las notarías españolas para alojar los servicios que actualmente soportan los servidor PLATON… ¡aunque esto debería ser objeto de un análisis en profundidad!

Ancert anuncia la reactivación del envío de apoderados en los poderes procesales

Hoy, 1 de septiembre, hemos recibido un correo de Ancert anunciando que, a partir del 16 de septiembre, los datos de los apoderados en el Índice Único pasarán a ser obligatorios en los siguientes actos jurídicos:

  • 1403: PODER PARA PLEITOS
  • 1404: SUSTITUCIÓN DE PODER PARA PLEITOS
  • 1413: REVOCACIÓN DE PODER PARA PLEITOS

Esta obligación estaba prevista en la última revisión del Índice Único de marzo de este mismo año, sin embargo varios problemas de implantación la dejaron sin efecto.

En este post anterior comentábamos todas las novedades que incluía dicha actualización de marzo. Recomendamos su relectura, aunque copiamos aquí el extracto referido a esta cuestión concreta de la obligatoriedad de comunicar los apoderados en este tipo de documentos.

….

Poderes para pleitos: inclusión de los apoderados (procuradores, abogados, etc.)

Esta quizá sea la novedad más llamativa. A partir del 1 de marzo será obligatorio incluir el nombre completo del apoderado y su profesión. Los valores posibles de esta última serán: (1) Procurador, (2) Abogado, (3) Graduado Social y (4) Otros.

Los actos jurídicos afectados son:

  • 1403 – PODER PARA PLEITOS
  • 1404 – SUSTITUCIÓN DE PODER PARA PLEITOS
  • 1413 – REVOCACIÓN DE APODERAMIENTO O AUTORIZACIÓN

Adicionalmente, se mostrará la siguiente advertencia en caso que no se realice el trámite Notificación de Apoderamientos relacionado con el documento:

“Con arreglo al Convenio suscrito entre el Consejo General del Notariado y el Consejo General de Procuradores de España los apoderamientos relacionados con pleitos podrán notificarse, a instancias de sus clientes, para su consulta a través del portal de apoderamientos mediante un código seguro de verificación, sirviendo la comunicación notarial como medio para la obtención de la copia simple electrónica y conocimiento de la vigencia del poder.”

Por tanto, tenga en cuenta, que si no realiza el trámite de notificación, el documento siempre quedará con la advertencia (estado “amarillo/naranja”). Lo que no sabemos es si este trámite de notificación tendrá un coste para el notario; aunque, si hacemos caso a las distintas experiencias anteriores, podemos aventurar razonablemente que sí.

Búsqueda del Número de Colegiado del Procurador

Adicionalmente, en caso de cualquier documento afectado por el punto anterior, al enviar el documento a SIGNO, el sistema de Ancert realizará, de forma automática, una búsqueda de los Procuradores para averiguar el número de colegiado. En aquellos casos en los que no sea posible encontrar una única coincidencia, se obligará, en el formulario del compareciente, a realizar esta búsqueda de forma manual mediante un nuevo plugin habilitado al efecto.SIGNO. Búsqueda de Procurador

Esto en la práctica significará que el usuario deberá tener mucho cuidado a la hora de escribir los nombres y apellidos de los procuradores para “conseguir” que el buscador automático de la Base de Datos de Procuradores encuentre simpre, o el mayor número posible de veces, al procurador en cuestión.

Esperemos que este nuevo cotejo no se convierta en otro impedimento para los usuarios, como ya están sufriendo por los cotejos de Sujetos e Inmuebles.

Desconocemos si el trámite de Notificación al que se hacía referencia en las especificaciones de marzo también se reactivará o si ha cambiado, o desaparecido, la obligación de búsqueda del número de colegiado cuando se trate de Procuradores.

En cualquier caso, y como siempre, remitimos a la documentación que deberá circular Ancert para conocer más detalles al respecto de esta nueva obligación y sus implicaciones en SIGNO.

Espero os sirva de utilidad.

Aclaración sobre la carta del Presidente del Consejo General del Notariado sobre los Poderes Procesales

Este post pretende aclarar algunos puntos de la carta del Presidente del Consejo General del Notariado remitida el pasado 17 de marzo a todos los notarios.

En ella se hace mención a los problemas que se están planteando en el servicio de envío de Poderes Procesales mediante el Índice Único. En dicha carta se puede leer:

“…la puesta en producción de tal aplicación está siendo compleja, consecuencia en algunos casos de fallos propios (inadecuada explicación de la importancia de esta aplicación y de su uso) y, en otros, de fallos ajenos que tienen relación directa con las casas de informática que nos proveen de servicios a nuestros despachos. En cuanto a la primera de las deficiencias indicadas, asumo la responsabilidad por la existencia de una política de comunicación que no ha sido efectiva. Respecto de las segundas, se ha dado a ANCERT la orden de solucionar de inmediato los problemas detectados, aun cuando no sean imputables a ésta o al Consejo.”

 

Un poco más adelante, se añade:

“Se ha observado por ANCERT que algunas casas de informática tratan al procurador como otorgante tipo “A”, que no “C” (que es lo correcto), lo que hace que la aplicación exija una información de la que no disponemos en la notaría. En otras ocasiones, no se incorpora el carácter (profesión) del procurador, lo que impide que la aplicación capte esa información. Igualmente no se marca por defecto “ausencia de NIF” cuando se trata de la aplicación de poderes procesales, por lo que ante la inexistencia de este dato, la grabación del índice deviene imposible.”

 

Pues bien, desde NOTARNET queremos aclarar, y asegurar a todos nuestros usuarios, que Enlace Notarnet envía correctamente la información desde el primer día de entrada en vigor de este nuevo servicio, ciñéndonos rigurosamente al esquema y reglas remitidas por ANCERT.

Sin embargo, es de justicia indicar que la documentación que ANCERT envía, normalmente con muchísimo retraso, resulta insuficiente y poco clarificadora (y, a menudo, con errores). Esto provoca que “las casas informáticas” nos veamos obligadas, en numerosas ocasiones, a realizar los desarrollos necesarios con un tiempo a todas luces escaso y recurriendo a la nada recomendable técnica de prueba y error.

Con motivo de una actualización anterior del Índice Único (concretamente mayo 2015) escribíamos este post en el que, entre otras cosas, se hablaba precisamente sobre los perjuicios que este tipo de “política” conlleva:

“…Como es costumbre, los plazos impuestos por ANCERT para realizar (1) el análisis de la documentación, (2) diseño de la solución, (3) programación de la misma, y (4) preparación del despliegue en los despachos notariales, son absolutamente ridículos. Y todo contando con que no se produzcan retrasos “no planificados” como ya ha pasado, desgraciadamente en multitud de ocasiones (ver aquí, aquí y aquí por ejemplo).
En cualquier caso no voy a volver a explicar los efectos tan perjudiciales para las notarías que este tipo de estrategia en la planificación implican. El lector puede releerlos en los vínculos anteriores…”

 

Y este problema, recurrente, no es sólo cuestión de “mala comunicación” o “inadecuada explicación”; por cierto, excusa muy de moda en la política española actual. La cuestión es mucho más de fondo: falta de planificación y de transparencia. No entro a valorar si es una decisión estratégica, ni mucho menos quién o quienes se benefician de ello, pero parece claro que se intentan construir argumentos falaces para responsabilizar de todo a otros, entre ellos a las “casas informáticas”; como desde hace meses a Microsoft con su Windows 10 que no se puede instalar porque es un sistema “..demasiado reciente…”

Yo-nunca-tengo-la-culpa-de-nada

El Índice Único forma parte del corazón de cualquier software de gestión notarial; estructuralmente es el primer, y más importante, requisito que cualquier aplicación debe cumplir. Insistimos: cualquier cambio debería analizarse con mucho más rigor, planificando con el tiempo suficiente, y sobre todo con la mayor transparencia con los proveedores informáticos de las notarías

Por ello, y sólo pensando en el bien de los notarios y sus empleados, solicitamos por enésima vez:

a) que, por un lado, la documentación técnica remitida sea lo más exhaustiva posible, con plazos de pruebas suficientes,

b)  y, por otro lado, que no se responsabilice a “las casas informáticas” como una unidad abstracta; como diría un castizo hay “casas” y “casas”. Por ello, si alguna de ellas está cometiendo algún error, o mala práctica, esto sea comunicado de forma individualizada, con nombres y apellidos.

Por último, y aun siendo repetitivos, quisiéramos reiterar que Enlace Notarnet envía a SIGNO los datos de los poderes procesales de forma correcta desde el mismo día de su entrada en vigor.