Office 365, ¿qué ocurre con mis datos y documentos cuando finaliza la suscripción?

Esta es una pregunta que TODO usuario de Office 365 debería plantearse y tener bien clara la respuesta: ¿qué ocurre si no renuevo la suscripción de Office 365? De hecho es una pregunta clave que me hacen cada cierto tiempo. Por supuesto, si tu rol es de administrador de cuentas de Office 365, aún más importante resulta tener bien claro todo este proceso y cómo funciona. Así que aquí van una serie de consideraciones importantes.

Office 365 expired

En primer lugar hay que distinguir entre suscripciones “personales” (tipo Hogar o Educación) y suscripciones para “empresa”. En cuanto a las primeras, la política de Microsoft es clara y muy sencilla: en caso de llegar a la fecha de expiración sin renovar todos los datos permanecen asociados a la cuenta pero no son editables: podrás abrirlos, imprimirlos, descargarlos, pero no podrás editar los documentos existentes ni crear nuevos documentos. Ya está… así de sencillo.

Sin embargo, con las cuentas para empresa (Empresa, Empresa Premiun, E1-E4) la cosa no es tan sencilla… ¡entre otras cosas porque no puede serlo!

Este gráfico es el que se puede encontrar en las páginas de soporte de Microsoft:

ADVERTENCIA: el gráfico tiene una errata en la columna de “Período de gracia” donde indica que los administradores  -los usuarios con el maletín- no pueden acceder a los archivos; es un error…  ¡claro que pueden acceder a los archivos!

A pesar de la errata, es un gráfico que resume bastante bien el proceso que seguirá la cuenta de Office 365 en caso de no renovarla.

Office 365 Política cancelación cuenta

Office 365 Política de cancelación de suscripción

Lo fundamental se puede resumir en lo siguiente:

  • Una vez finaliza la suscripción, es decir, una vez alcanzada la fecha de expiración todavía se mantiene toda la funcionalidad con normalidad durante 30 días adicionales en lo que llaman período de gracia. Es en este período cuando Microsoft insistirá “amablemente” para que no dejemos expirar el servicio.
    • El uso es totalmente normal aunque se recibirán avisos de que la suscripción, en breve, entrará en estado “deshabilitado” con lo que podrían perder todos sus datos si no se actúa.
    • Es el momento de renovar, si realmente quieres seguir con el servicio, o hacer copia de seguridad de todos los datos, si realmente vas a dejar que caduque la suscripción.
  • Al cumplirse esos 30 días de gracia, se entra en estado deshabilitado y los usuarios ya no podrán acceder al servicio. Sin embargo, durante 90 días más, los administradores todavía podrán acceder a la información  y al panel de administración.
    • Los usuarios no podrán iniciar sesión en los servicios de Office 365.
    • Las aplicaciones de Office pasarán a modo “Solo Lectura” con funcionalidad limitada y advertirán de “uso sin licencia”.

Word con funcionalidad limitada

    • Los administradores todavía podrán renovar la suscripción, asignar esas licencias a los usuarios, continuando con normalidad por tanto.
    • Es la última oportunidad para hacer copia de seguridad de los datos; si no se hace, cuando se cumplan los 90 días del estado “deshabilitado”, los datos desparecerán y no será posible su recuperación.
  • Al cumplirse los 90 días en el estado deshabilitado se pasa al estado desaprovisionado. Esto significa que los datos serán eliminados, y no habrá ninguna posibilidad de acceso.
    • Todos los datos, documentos y correos electrónicos se eliminarán.
    • Ni los usuarios ni lo administradores tienen acceso a los servicios ni aplicaciones.
    • No será posible reactivar la suscripción.

Espero que os sirva de ayuda si os encontráis con estas situaciones, bien como usuarios, bien como administradores. Es obvio que si eres un administrador de cuentas de Office 365 te encontrarás con esta situación, y en muchas ocasiones además.

ADVERTENCIA: esta política es la actual de Microsoft. Por supuesto deberás comprobar si en el momento de leer este artículo todavía es aplicable.

 

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Trabajar con archivos PDF directamente en OneDrive

Acabo de leer una noticia que realmente hacía tiempo que estaba esperando (y creo que TODOS los usuarios de OneDrive lo estaban esperando): ya es posible leer, editar, cumplimentar y firmar documentos en formato PDF directamente en OneDrive.

Cuando se trata de formularios PDF, o que simplemente hay que firmar, el proceso anterior era tedioso y “peligroso”. Hasta ahora, lo único que se podía hacer era descargar el archivo PDF en tu equipo local, cumplimentar el formulario, firmarlo y luego volver a subirlo. Esto, además, de lento y molesto para el usuario, implicaba cierto riesgo al tener que descargar en el equipo local el archivo; si ese archivo contenía información sensible, era el propio usuario el que tenía que recordar borrarlo de su equipo.

Adobe-OneDrive

Pues bien, Microsoft acaba de anunciar la integración de Acrobat Reader DC. Para activar dicha integración será necesario tener una cuenta Azure AD, lo cual está incluido en cualquier suscripción de Office 365.

El proceso es muy simple:

  1. Abrir Acrobat Reader DC.
  2. En la ventana inicial, en la sección “Almacenamiento” (zona lateral izquierda), pulsar sobre “Cuentas”
  3. Seleccionar  el botón Añadir de “OneDrive”.
  4. Ya solo queda introducir nuestras credenciales de la cuenta de Office 365.

Una vez hecho esto, si vamos a OneDrive online y seleccionamos un PDF veremos que el PDF se abre directamente en el navegador sin necesidad de ninguna descarga.

Una gran noticia para todos los que trabajamos con OneDrive.

Windows 10. La última actualización cambia la impresora predeterminada

Con la última actualización de Windows 10 (10586.63), Microsoft ha introducido una nueva opción en la configuración de Impresoras. Esta nueva opción lo que permite es indicarle al sistema que la impresora predeterminada sea siempre la última utilizada.

Esto está muy bien, pero el problema es que al crear esta opción la han dejado activada por defecto. Esto puede suponer problemas para aquellos usuarios que utilicen programas que se basan en la impresora predeterminada del sistema.

Para desactivarla hay que:

  1. Ir al menú Inicio, Configuración.
  2. Ir a Dispositivos
  3. Ir a Impresoras y escáneres
  4. Desactivar la opción etiquetada como “Permitir que Windows administre mi impresora predeterminada” (ver imagen)

Windows 10. Impresora Predeterminada

Mensaje para Microsoft, si es que me escucha: está muy bien crear opciones para parametrizar a nuestro gusto el sistema, pero, por favor, no las activen sin avisar.

Espero que os sirva de ayuda.

iPad Pro vs Surface 3 Pro. Comparar lo incomparable

Apple presentó ayer en San Francisco el nuevo iPad Pro. Una evolución “rompedora” de su tableta estrella que algunos han pretendido comparar o enfrentar con la Surface Pro de Microsoft. Podéis ver la presentación completa (incluyendo Apple Watch y los nuevos iPhone) desde este vínculo.

iPadPro

Las características del iPad Pro ya eran conocidas desde hace semanas (algunos lo han calificado como el “secreto peor guardado”).

  • Pantalla Retina de 12,9 pulgadas con resolución de 2.732 x 2.048 píxeles lo que da un total de 5,6 millones de píxeles
  • Cámara trasera iSight 12 Mpx y delantera de 1,2 Mpx. Grabación 4K
  • Batería para 10 horas (ya veremos si es verdad con esa megapantalla)
  • Procesador A9X – Tercera generación de 64 bits, 2 veces más memoria que A8X y 2 veces más rápido en velocidad de escritura
  • Touch ID y 4 altavoces
  • Almacenamiento con opciones de 32 y 128 GB. La verdad es que no es entendible que salten de 32 a 128 GB (obligando al personal a ir a 128 GB)
  • Conectividad Wifi 802.11 a/b/g/n/ac, 3G/4G y Bluetooth 4.2
  • Pesa 713 g y tiene un grosor de 6.9 mm, que lo acerca más al iPad Air que a cualquier otro modelo.

Sin olvidar lo llamativos que han sido los accesorios:

  • Smart Keyboard. Teclado que permite trabajar en modo laptop, aunque en una sola posición. La verdad es que aquí se esperaba algo más de Apple.
  • Apple Pencil. Un stylus de toda la vida, eso que tanto había ridiculizado Steve Jobs.

iPadPro-SmartKeyboard

Y por entrar en el tema del post, ¿por qué comparar iPad Pro con Surface Pro? Pues porque realmente Apple ha querido que fuera así. Cosa que no entiendo en absoluto.

Es cierto que tienen una pantalla similar, que se han “vendido” como el sustituto de los portátiles, tienen el mismo “apellido” Pro, tienen un stylus, etc. Pero hay que querer forzar mucho para compararlos.

  1. iPad Pro instala iOS 9, un sistema operativo para tabletas y smartphones. Surface Pro instala, o puede instalar, Windows 10 en su versión completa. Cuando el iPad Pro instale MacOS X hablaremos de comparar.
  2. Surface Pro es compatible con cualquier dispositivo de terceros que conecten mediante Bluetooth o USB (ratones, teclados, discos duros externos, etc.) Y ya sabemos lo que hay que hacer para conectar “cosas” a cualquier dispositivo Apple…. ¡pasar por caja y con la cartera bien provista!
  3. Surface Pro tiene el famoso kickstand para situar la tableta en cualquier ángulo sobre una mesa sin necesidad de cubiertas o fundas.
  4. Surface Pro tiene su propia dock station para conectar la tableta y disponer de un gran número de posibilidades como conexión Ethernet Gigabit, conectar un segundo (o tercer) monitor, puertos USB 3.0, etc. Pero como es un sistema compatible le puede valer cualquier replicador/dock de terceros.
  5. El almacenamiento en la Surface Pro comienza en las 64 GB, con opciones de 128, 256 y 512 GB, y se puede expandir con tarjetas microSD.
  6. El stylus va incluido con la Surface Pro. Si quieres añadir el Apple Pencil a tu iPad Pro tendrás que pagar $99 (¡impresionante!)
  7. Y, para mí lo más importante, la Surface Pro es un equipo que puede ejecutar cualquier programa de escritorio Windows.

En cuanto al precio, pues algo parecido (los precios del iPad están dólares, todavía no hay precios en euros):

iPad Pro 128 GB Wifi

  • iPad Pro – $949
  • Smart Keyboard – $169
  • Apple Pencil – $99
  • Total $1.217

Surface 3 Pro 128 GB Wifi / Intel Core i5 / 4 GB RAM

  • Surface 3 Pro – €1.109
  • Stylus – incluido
  • Funda con Teclado – incluido en oferta actual
  • Total €1.109

Es cierto que el iPad Pro es un producto de última tecnología y que aporta novedades innegables como pantalla, batería, etc., pero sin dar ningún salto apreciable (excepto para los fanboys de Apple que no conocen, o no quieren conocer, otras cosas).  Sin embargo la Surface 3 Pro ya tiene más de un año, y eso es mucho tiempo en tecnología. Por tanto, cuando Microsoft lance el Surface 4 Pro tocará comparar de nuevo.

Windows 10. Lo que se espera del nuevo sistema operativo

Windows 10 Convergencia Microsoft lo está apostando todo (o casi todo) a su nuevo sistema operativo. Se ha hablado mucho de lo que va a representar Windows 10 y de una gran cantidad de nuevos conceptos que son muy importantes para comprobar la relevancia del mismo. Vamos a intentar resumir un poco a modo de preguntas y respuestas para clarificar todas estas cuestiones.

¿Será gratuito actualizar desde versiones anteriores?

Microsoft lo ha dejado muy claro: todos los equipos con Windows 7 o Windows 8 con licencia original se podrán actualizar gratuitamente a Windows 10, siempre que dicha actualización se haga dentro del primer año desde el lanzamiento. Microsoft quiere que TODOS los dispositivos tengan Windows 10 como su plataforma. Incluso se había hablado de permitir la actualización a sistemas con licencias “no-legales”. Parece ser que eso es demasiado, y se ha reculado, pero solo en ese aspecto.

¿Cuańdo será el lanzamiento?

Por ahora no hay fecha oficial. Parece que los rumores apuntan a finales de julio; yo personalmente creo que será más bien a finales de verano (es sólo una opinión). Hay que resaltar que ya han avisado que la versión de Windows 10 para smartphones (Windows 10 Mobile) se retrasará algo más.

¿Será el primer sistema convergente?

Esta es la gran apuesta de Microsoft: un único sistema operativo para cualquier tipo de dispositivo. Si Microsoft realmente consigue la misma experiencia de usuario en PCs, portátiles, tabletas, convertibles y smartphones habrá conseguido un hito que se estaba buscando desde hace ya algún tiempo. Y podremos decir que, después de muchos años y muchas derrotas, Microsoft habrá ganado una batalla importante a sus competidores Google y Apple. Google con Android y ChromeOS todavía no tiene conseguida esta convergencia real; y Apple con MacOS y iOS, francamente no sé en qué está pensando, pero por ahora no se le ven muchos avances al respecto.

Hace un poco más de un año escribía este post donde hablaba sobre Windows 8 y el primer sistema convergente que merece la pena ojear.

¿Qué es Windows 10 ContiNuum?

Es la solución de Windows 10 a los dispositivos “convertibles”. Los dispositivos híbridos o convertibles han experimentado un gran auge, y lo seguirán haciendo (Microsoft Surface, Lenovo Yoga, Asus Transformer, etc.). El hecho de disponer, con un sólo dispositivo, de un portátil y una tableta los hace muy atractivos pero es muy importante que el sistema operativo “sepa” cómo se está utilizando el dispositivo en un momento dado. Continuum es la característica de Windows 10 con la que Microsoft promete solucionar esta cuestión y, según anuncia detectará automáticamente si tenemos conectado un teclado por ejemplo, para optimizar el sistema para manejo con el teclado; cuando desconectemos el teclado, el sistema detectará la situación y, automáticamente y sin ningún tiempo de espera, se configurará para optimizar el uso en modo táctil. En este vídeo se puede ver en qué consiste.

En este punto creo que es importante señalar que Windows 8.1 fue precisamente un intento de atajar las críticas recibidas por Windows 8 desde los usuarios de PCs que veían, o al menos percibían, que Windows 8 había sido un paso atrás para su productividad.

¿Qué son las Aplicaciones Universales de Windows?

Esta es otra de las características importantes y que Microsoft anuncia creando mucha expectación. La idea es que las aplicaciones Windows 10 que se ejecutan en un PC o una tablet o un smartphone tengan el mismo código: es decir, en realidad es la misma aplicación, simplemente cambia la forma de visualizarse en función del dispositivo donde se ejecuta. Esto tiene una gran importancia ya que, por una parte, los programadores podrán desarrollar aplicaciones para Windows 10 que se podrán ejecutar en todos los dispositivos, incentivando así el desarrollo de aplicaciones que tengan un mercado objetivo mucho más amplio. Y por otra parte, será posible que un smartphone, por ejemplo, se convierta en un PC de bolsillo: conectando el smartphone a un teclado y a un monitor podamos ejecutar Microsoft Word, Outlook, navegar por Internet simplemente desde nuestro propio smartphone, pero con una interface adaptada perfectamente a la resolución del monitor como si fuera un PC. Merece la pena ver este vídeo.

¿Cuántas ediciones de Windows 10 saldrán al mercado?

Hace muy pocos días se desvelaba esta incógnita. Finalmente serán muchas…”demasiadas” en mi opinión. En total serán 7 ediciones, pero creo que las que pueden interesar al lector son:

  • Windows 10 Home. La edición que vendrá en la línea doméstica de PCs y portátiles que se venden en grandes superficies y comercios similares. Es el equivalente a Windows 8 (a secas, sin la coletilla “Pro”).
  • Windows 10 Pro. Será el equivalente a Windows 8 Pro, y permitirá a los puestos y equipos empresariales conectarse a servidores. Orientado a escenarios profesionales o de trabajo.
  • Windows 10 Mobile. Será el sucesor de Windows Phone e incluirá Office optimizado para esa interfaz táctil y esa llamativa y prometedora característica que acabamos de comentar de Continuum for Phones, que permitirá que nuestro smartphone se convierta en un PC de escritorio una vez lo conectemos a un monitor, ratón y teclado. Esta versión estará disponible tanto para teléfonos móviles como para tabletas de pequeño formato (menos de 8 pulgadas de diagonal).
  • Además se comercializarán otras versiones Enterprise que no son objeto de análisis en este post.

¿Qué es “Windows as a Service”?

Si el lector está al corriente de noticias tecnológicas y sigue un poco la evolución y anuncios de Microsoft sobre Windows 10 quizá haya oído este término de “Windows as a Service” (Windows como servicio). Hay ideas muy diferentes sobre lo que esto significa realmente. Yo creo, y parece que no voy desencaminado, que Microsoft quiere considerar Windows 10 más como una plataforma que como un sistema operativo. Y esto se traduce en varias conclusiones:

  • Microsoft quiere que Windows 10 vaya recibiendo nuevas características con mucha mayor cadencia que actualmente. Parece que ese tiempo, en que cada 2 años había sistema operativo nuevo, se ha acabado. Probablemente tardemos mucho en ver un Windows 11.
  • Windows 10 será más una plataforma que un sistema operativo. En línea con lo que comentaba en el punto anterior, Microsoft quiere que Windows 10 sea mucho más longevo que los anteriores; quiere que consideremos Windows 10 como algo mucho más estable que hasta ahora.
  • Esto no quiere decir (como se ha publicado por ahí) que Windows 10 será el último sistema operativo de Microsoft; simplemente que todos los usuarios de Windows recibirán siempre las últimas versiones con nuevas características sin necesidad de comprar la nueva versión o una actualización para ello.

Todo esto tiene su lógica: si tomamos todas las ideas que se enumeran en este post, parece claro que la intención de Microsoft es tener en TODOS los tipos de dispositivos Windows 10 instalado y olvidándose de versiones anteriores, siempre actualizado, con aplicaciones que se adapten a todos ellos, desde smartphones hasta PCs de escritorio. Aunque no lo había comentado, Windows 10 también será el sistema para Xbox, por ejemplo, y esto quiere decir que  las aplicaciones universales también se podrán ejecutar desde esta consola. ¡Esto quizá clarifique un poco más la idea de que Microsoft quiere universalizar Windows 10 para toda clase de equipos!

windows universal apps

Ya veremos cómo resulta todo esto, pero desde luego parece prometedor.