Office 365, ¿qué ocurre con mis datos y documentos cuando finaliza la suscripción?

Esta es una pregunta que TODO usuario de Office 365 debería plantearse y tener bien clara la respuesta: ¿qué ocurre si no renuevo la suscripción de Office 365? De hecho es una pregunta clave que me hacen cada cierto tiempo. Por supuesto, si tu rol es de administrador de cuentas de Office 365, aún más importante resulta tener bien claro todo este proceso y cómo funciona. Así que aquí van una serie de consideraciones importantes.

Office 365 expired

En primer lugar hay que distinguir entre suscripciones “personales” (tipo Hogar o Educación) y suscripciones para “empresa”. En cuanto a las primeras, la política de Microsoft es clara y muy sencilla: en caso de llegar a la fecha de expiración sin renovar todos los datos permanecen asociados a la cuenta pero no son editables: podrás abrirlos, imprimirlos, descargarlos, pero no podrás editar los documentos existentes ni crear nuevos documentos. Ya está… así de sencillo.

Sin embargo, con las cuentas para empresa (Empresa, Empresa Premiun, E1-E4) la cosa no es tan sencilla… ¡entre otras cosas porque no puede serlo!

Este gráfico es el que se puede encontrar en las páginas de soporte de Microsoft:

ADVERTENCIA: el gráfico tiene una errata en la columna de “Período de gracia” donde indica que los administradores  -los usuarios con el maletín- no pueden acceder a los archivos; es un error…  ¡claro que pueden acceder a los archivos!

A pesar de la errata, es un gráfico que resume bastante bien el proceso que seguirá la cuenta de Office 365 en caso de no renovarla.

Office 365 Política cancelación cuenta

Office 365 Política de cancelación de suscripción

Lo fundamental se puede resumir en lo siguiente:

  • Una vez finaliza la suscripción, es decir, una vez alcanzada la fecha de expiración todavía se mantiene toda la funcionalidad con normalidad durante 30 días adicionales en lo que llaman período de gracia. Es en este período cuando Microsoft insistirá “amablemente” para que no dejemos expirar el servicio.
    • El uso es totalmente normal aunque se recibirán avisos de que la suscripción, en breve, entrará en estado “deshabilitado” con lo que podrían perder todos sus datos si no se actúa.
    • Es el momento de renovar, si realmente quieres seguir con el servicio, o hacer copia de seguridad de todos los datos, si realmente vas a dejar que caduque la suscripción.
  • Al cumplirse esos 30 días de gracia, se entra en estado deshabilitado y los usuarios ya no podrán acceder al servicio. Sin embargo, durante 90 días más, los administradores todavía podrán acceder a la información  y al panel de administración.
    • Los usuarios no podrán iniciar sesión en los servicios de Office 365.
    • Las aplicaciones de Office pasarán a modo “Solo Lectura” con funcionalidad limitada y advertirán de “uso sin licencia”.

Word con funcionalidad limitada

    • Los administradores todavía podrán renovar la suscripción, asignar esas licencias a los usuarios, continuando con normalidad por tanto.
    • Es la última oportunidad para hacer copia de seguridad de los datos; si no se hace, cuando se cumplan los 90 días del estado “deshabilitado”, los datos desparecerán y no será posible su recuperación.
  • Al cumplirse los 90 días en el estado deshabilitado se pasa al estado desaprovisionado. Esto significa que los datos serán eliminados, y no habrá ninguna posibilidad de acceso.
    • Todos los datos, documentos y correos electrónicos se eliminarán.
    • Ni los usuarios ni lo administradores tienen acceso a los servicios ni aplicaciones.
    • No será posible reactivar la suscripción.

Espero que os sirva de ayuda si os encontráis con estas situaciones, bien como usuarios, bien como administradores. Es obvio que si eres un administrador de cuentas de Office 365 te encontrarás con esta situación, y en muchas ocasiones además.

ADVERTENCIA: esta política es la actual de Microsoft. Por supuesto deberás comprobar si en el momento de leer este artículo todavía es aplicable.

 

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