Cómo activar y configurar Archivos bajo demanda de OneDrive

La característica de Archivos bajo demanda de OneDrive es una de las mejoras más importantes, y útiles, de las últimas versiones de Windows 10 (a partir de la Fall Creators Update). Esta característica se convierte prácticamente en imprescindible para aquellos usuarios que tienen carpetas grandes con muchos archivos en OneDrive, y aún más, si tienen discos de pequeño tamaño (como SSD de 256 GB o incluso menores).

onedrive

Dicho de una forma muy resumida, esta característica permite acceder a todos vuestros archivos y carpetas de OneDrive desde el explorador de archivos sin necesidad de que ocupen espacio en vuestro disco duro. Este post podría tener el título “Cómo ahorrar espacio en el disco duro con OneDrive“.

Podemos elegir si deseamos tener siempre el archivo en nuestro disco duro (tal y como se comportaba hasta ahora OneDrive), o bien, ahorrar el espacio y tener solo acceso directo al archivo sin que este ocupe nada en nuestro disco duro.

Requisitos

  1. Tener la última versión de Windows 10. Esta versión es la conocida como Fall Creators Update, y su versión es la 1709 (septiembre de 2017). Lo puedes comprobar yendo a la Configuración, Sistema, Acerca de.
  2. Tener, como mínimo, la versión de OneDrive 17.3.7064.1005.
  3. Activar la característica en OneDrive. Para ello, haz clic con el botón derecho sobre el icono de OneDrive en la barra de notificaciones, y Configuración. Aquí debemos activar la casilla de verificación “Ahorre espacio y descargue los archivos cuando los use”

OneDrive-FilesOnDemand-Config

Luego debemos reiniciar el equipo para poder disfrutar de esta estupenda característica.

Uso de OneDrive archivos bajo de demanda (OneDrive files on demand)

El uso es bastante intuitivo y muy sencillo. En el Explorador de Archivos de Windows, veremos una columna nueva “Estado” que nos indicará si tenemos descargado o no el archivo.

En la imagen, podemos ver varios archivos y carpetas. Los que tienen el icono “nube” en la columna Estado, no ocupan espacio en nuestro disco duro… ¡están solo en la nube; en nuestro OneDrive! Los que tienen el icono clásico “tic verde” están en nuestro disco duro.

OneDrive-FilesOnDemand-Estado

Cuando hagamos doble clic en un archivo con la “nube” (es decir, que no lo tengamos en nuestro disco duro), OneDrive descargará el archivo automáticamente por nosotros sin ninguna intervención. Una vez lo cerremos, el archivo permanecerá en el disco duro; de esta forma, un posterior acceso será mucho más rápido ya que abriremos una copia local. Esto quiere decir que esta copia, lógicamente, ocupará espacio en nuestro disco duro.

Si deseamos que un archivo esté siempre en nuestro disco duro, porque vamos a hacer uso de él de forma recurrente, o por cualquier otro motivo, simplemente debemos hacer clic con el botón derecho y seleccionar la opción “Mantenerlo siempre en este dispositivo”.

OneDrive-FilesOnDemand-MantenerEnDispositivo

OneDrive descargará el archivo y lo dejará en nuestro disco duro hasta nueva orden, pasando el icono de “nube” a “tic verde completo”.

OneDrive-FilesOnDemand-EstadoTrasMantener

Por el contrario, si tenemos un archivo o carpeta que no deseamos almacenar en el disco duro local de nuestro equipo, debemos hacer clic con el botón derecho y seleccionar la opción “Liberar Espacio”. OneDrive, simplemente, lo eliminará de nuestro disco duro y el icono pasará a “nube” indicando que está almacenado en OneDrive.

Significado de los iconos de Estado

Como hemos ido viendo con los ejemplos de arriba, el archivo (o carpeta) en nuestro disco duro puede estar en 3 estados distintos:

  • Nube blanca: el archivo no está en nuestro disco duro. Por lo tanto, no ocupa espacio en el disco duro de nuestro equipo pero, por contra, tampoco podremos acceder a él si no tenemos conexión a Internet.
  • Tic verde: el archivo se abrió anteriormente y, por tanto, fue descargado en ese momento. Cada vez que lo abramos, se sincronizará para abrir siempre la última versión.
  • Círculo relleno con Tic: el archivo siempre estará descargado en nuestro disco duro y se sincronizará de forma automática en su última versión.

Aunque los dos últimos estados parecen idénticos en cuanto a funcionalidad hay una diferencia importante: el círculo verde relleno con tic significa que el archivo se mantendrá siempre actualizado aunque no lo abramos (la sincronización es automática, tal y como pasaba hasta ahora con OneDrive). Sin  embargo, los archivos o carpetas con el tic verde, significa que, aunque tengamos una copia en el disco duro, se sincronizarán cuando se abra el archivo.

Espero que sirva de ayuda.

 

 

 

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Cómo reindexar OneDrive

Hace un par de años publiqué un post sobre uno de los problemas clásicos que se pueden dar en OneDrive: OneDrive, no aparecen los documentos compartidos conmigo. Como se puede leer en este post el problema (y muchos otros) se resuelven simplemente reindexando el sitio SharePoint en el cual se aloja OneDrive.

Sin embargo, las instrucciones han quedado obsoletas ya que ha “llovido mucho” desde la fecha de publicación de este post (el 7 de julio de 2014). Por tanto, voy a actualizar dicho procedimiento para refrescar con la última versión del servicio.

Las bases son las mismas y los pasos prácticamente iguales:

1. Acceder a OneDrive.
2. Acceder a la configuración del sitio (insisto: OneDrive no es más que un sitio SharePoint)

OneDrive-ConfiguracionSitio
3. En la sección de Buscar, acceder a “Disponibilidad de búsqueda y sin conexión”.

OneDrive-ConfiguraciónBuscar

4. Hacer clic en el botón “Volver a indizar sitio”.
OneDrive-Volver a indexar sitio

 

Eso es todo. Simplemente recordar que es una tarea que se realiza en segundo plano y que no es automático, por lo que pueden pasar varias horas hasta que termine el proceso; sobre todo si tenéis un OneDrive con muchas gigas de contenido.

Espero que os sirva.

Cómo resetear OneDrive si deja de sincronizar archivos

Os dejo hoy un truco (visto en la página de winsupersite) donde se explica qué hacer si nuestro cliente de OneDrive deja de sincronizar. Así que si eres usuario de OneDrive no dejes de leerlo… ¡puede sacarte de un apuro!

onedrive

OneDrive es el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft que permite sincronizar nuestros archivos en los dispositivos que queramos para tenerlos siempre disponibles. Este servicio ha mejorado mucho en las últimas versiones, y es cierto que en etapas anteriores se planteaban varios problemas con la sincronización de los archivos. Pero si, por algún motivo, dejara de sincronizar estos son los pasos a seguir:

En primer lugar hay que desvincular la cuenta: ir a la configuración de OneDrive (botón derecho sobre la nube que aparece en el área de notificaciones)

En la pestaña de “Cuenta”, hacer clic en el botón “Desvincular OneDrive”. Cuidado porque este paso se realizará sin pedir confirmación alguna.

OneDrive-Desvincular Cuenta

Inmediatamente después aparecerá la ventana para introducir nuestro correo electrónico asociado a nuestra cuenta Microsoft.

OneDrive-Iniciar configuración

El siguiente paso será introducir la información de login (usuario y contraseña) de la cuenta Microsoft.

OneDrive-Iniciar Sesión

Una vez comprobada la información de login, aparecerá la ventana para confirmar la carpeta donde OneDrive descargará los archivos.

  1. Si elegimos la misma carpeta donde estaban originalmente, no se producirá ninguna descarga nueva. Por el contrario, el asistente nos preguntará si queremos “Elegir una nueva localización” o “Usar la misma localización”. Evidentemente es recomendable elegir esta última opción para que no haya ninguna recarga de todos los archivos.
  2. Si elegimos otra carpeta, evidentemente, se descargarán de nuevos los archivos de las carpetas que seleccionemos posteriormente.

OneDrive-UsarUbicación

Por último, aparecerá la lista de carpetas de nuestro OneDrive para que podamos seleccionar las carpetas que deseemos tener sincronizados en el dispositivo.

OneDrive-Seleccionar Carpetas


Si este proceso no resuelve el problema, deberemos realizar un proceso más “drástico”, ya que supondrá la descarga de todos los archivos de nuevo. Sin embargo, el proceso es muy sencillo:

  1. Abrir una consola (Win+R y ejecutar “cmd”)
  2. Ejecutar la línea “%localappdata%\Microsoft\Onedrive\onedrive.exe /reset” (sin comillas)

Notarás que el icono de OneDrive del área de notificaciones se cerrará. Debería volver a ejecutarse automáticamente (si no lo hace, puedes hacerlo desde el menú Inicio en Todos los programas).

Una vez se haya ejecutado, simplemente hay que comenzar el proceso descrito mediante el botón derecho en el icono del área de notificaciones y seleccionar la opción de Configuración.

Espero que os sea de utilidad.

Trabajar con archivos PDF directamente en OneDrive

Acabo de leer una noticia que realmente hacía tiempo que estaba esperando (y creo que TODOS los usuarios de OneDrive lo estaban esperando): ya es posible leer, editar, cumplimentar y firmar documentos en formato PDF directamente en OneDrive.

Cuando se trata de formularios PDF, o que simplemente hay que firmar, el proceso anterior era tedioso y “peligroso”. Hasta ahora, lo único que se podía hacer era descargar el archivo PDF en tu equipo local, cumplimentar el formulario, firmarlo y luego volver a subirlo. Esto, además, de lento y molesto para el usuario, implicaba cierto riesgo al tener que descargar en el equipo local el archivo; si ese archivo contenía información sensible, era el propio usuario el que tenía que recordar borrarlo de su equipo.

Adobe-OneDrive

Pues bien, Microsoft acaba de anunciar la integración de Acrobat Reader DC. Para activar dicha integración será necesario tener una cuenta Azure AD, lo cual está incluido en cualquier suscripción de Office 365.

El proceso es muy simple:

  1. Abrir Acrobat Reader DC.
  2. En la ventana inicial, en la sección “Almacenamiento” (zona lateral izquierda), pulsar sobre “Cuentas”
  3. Seleccionar  el botón Añadir de “OneDrive”.
  4. Ya solo queda introducir nuestras credenciales de la cuenta de Office 365.

Una vez hecho esto, si vamos a OneDrive online y seleccionamos un PDF veremos que el PDF se abre directamente en el navegador sin necesidad de ninguna descarga.

Una gran noticia para todos los que trabajamos con OneDrive.

OneDrive: 1 TB de almacenamiento en la nube para usuarios de Office 365

Hace unos meses, Microsoft anunció que aumentaría el espacio disponible de OneDrive para Empresas, desde los 27 GB iniciales hasta los 1000 GB = 1 TB. He de confesar que inicialmente me parecía una broma… pero no, no es una broma. La realidad es que cada usuario dispone de 1 TB para almacenar sus documentos.

OneDrive para Empresa

Hace muy pocos días, se comunicaba que los usuarios de Office 365 ya estaban  empezando a “recibir” este almacenamiento adicional. Y efectivamente, ya hemos podido comprobar que es así. Con este paso, Microsoft se pone al frente de los proveedores de almacenamiento en la nube, al menos de momento.

Si eres usuario de Office 365, puedes comprobar si tu cuenta de OneDrive ya dispone del TB de una forma sencilla:

1. Acceder a OneDrive

2. Ir a Configuración del Sitio

OneDrive Configuración Sitio

3. En la sección “Administración de la colección de sitios”, Ir a Métrica de Almacenamiento. Aquí observaremos una lista de todos los elementos que componen “el sitio” OneDrive y el porcentaje de espacio que representan del total ocupado.

Espacio libre y total OneDriveNota: ahora habrá que tener cuidado con la instalación del cliente local de sincronización, porque nos deberemos asegurar que nuestro disco duro local tiene una capacidad suficiente.