OneDrive: 1 TB de almacenamiento en la nube para usuarios de Office 365

Hace unos meses, Microsoft anunció que aumentaría el espacio disponible de OneDrive para Empresas, desde los 27 GB iniciales hasta los 1000 GB = 1 TB. He de confesar que inicialmente me parecía una broma… pero no, no es una broma. La realidad es que cada usuario dispone de 1 TB para almacenar sus documentos.

OneDrive para Empresa

Hace muy pocos días, se comunicaba que los usuarios de Office 365 ya estaban  empezando a “recibir” este almacenamiento adicional. Y efectivamente, ya hemos podido comprobar que es así. Con este paso, Microsoft se pone al frente de los proveedores de almacenamiento en la nube, al menos de momento.

Si eres usuario de Office 365, puedes comprobar si tu cuenta de OneDrive ya dispone del TB de una forma sencilla:

1. Acceder a OneDrive

2. Ir a Configuración del Sitio

OneDrive Configuración Sitio

3. En la sección “Administración de la colección de sitios”, Ir a Métrica de Almacenamiento. Aquí observaremos una lista de todos los elementos que componen “el sitio” OneDrive y el porcentaje de espacio que representan del total ocupado.

Espacio libre y total OneDriveNota: ahora habrá que tener cuidado con la instalación del cliente local de sincronización, porque nos deberemos asegurar que nuestro disco duro local tiene una capacidad suficiente.

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OneDrive: no aparecen los documentos “Compartidos Conmigo”


Actualizado 29 de julio 2016: podéis ver el nuevo artículo titulado Cómo reindexar OneDrive. El procedimiento es prácticamente igual pero, a petición de varios lectores, he actualizado el paso-a-paso para reflejar los cambios en la última versión de OneDrive.

OneDrive, anteriormente conocido como SkyDrive, es el servicio de Microsoft por el cual los usuarios disponen de un disco duro virtual en Internet. El espacio va desde los 7 GB gratuitos con cualquier cuenta tipo Hotmail, Outlook.com o similar, hasta los 1000 GB (¡sí, 1 TB!) para los suscriptores de Office 365.

Pero OneDrive es mucho más que un simple disco duro donde almacenar información (documentos de cualquier tipo, fotos, vídeos,…). OneDrive se complementa perfectamente con las Office Web App para crear, editar y visualizar documentos de Word, Excel, PowerPoint y, recientemente, blocs de OneNote. Además, una de las grandes características de OneDrive, es la posibilidad de compartir con otros usuarios documentos para que puedan acceder a ellos para editarlos o solo para visualizarlos en función de qué permisos demos a cada usuario con el que se compartan los documentos. Incluso es posible editar el documento simultáneamente con varios usuarios, pero ese no es el tema del post.

Nuestros documentos, normalmente los tendremos organizados en carpetas, y su localización será sencilla, como si de cualquier disco duro se tratara. Sin embargo, el control de los documentos que han compartido con nosotros es otra historia. El problema surge cuando, normalmente en una empresa, existen muchos documentos que han compartido con nosotros; para facilitar el acceso a estos documentos, Microsoft hizo una actualización del servicio recientemente donde aparecía un vínculo “Compartido conmigo”. En esta sección aparece una lista con todos los documentos que otros usuarios han compartido con nosotros.

Vínculos rápidos OneDrive

Todo parece perfecto hasta que un día, de repente, desaparecen todos esos documentos: la lista de “Compartidos conmigo” aparece vacía. Esto puede suponer un gran problema cuando OneDrive se convierte poco a poco en la herramienta principal de trabajo.

La solución es bastante sencilla… ¡cuando se conoce!: VOLVER A REINDEXAR LA BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS.

A nivel técnico, es necesario señalar que OneDrive está basado en SharePoint, la plataforma de colaboración de Microsoft. Esto es una pista importante para dar con la solución. De todas formas os dejo aquí un “paso a paso” para que no os dé demasiados quebraderos de cabeza si tenéis el mismo problema:

1. Acceder a OneDrive

2. Acceder a la Configuración de la Biblioteca. Como os decía OneDrive no es más que una biblioteca de documentos de SharePoint.

Acceder a la configuración de la Biblioteca de OneDrive

3. Acceder al vínculo “Configuración Avanzada”

4. En esta ventana, tenéis un botón “Reindexar la biblioteca de documentos”. Haciendo clic se resolverá el problema.

Reindexar Biblioteca OneDrive

Es importante tener en cuenta que la reindexación de la biblioteca de OneDrive es un proceso que se ejecuta en background según la planificación del servidor donde tengamos alojado el servicio; cosa sobre la que no tenemos control. Según Microsoft, en un plazo de entre 24-48 horas los vínculos de los documentos que han compartido con nosotros volverán a aparecer.

Migración a Office 365. Comenzamos!

Desde hace semanas estamos llevando a cabo un plan para “subirnos a la nube” con los servicios de Microsoft. Esta decisión estratégica se basa en varios puntos cruciales.

En nuestra organización utilizamos servicios tan bien conocidos como Exchange, como servidor de colaboración y correo electrónico, Team Foundation Server para control de las aplicaciones y su ciclo de vida, Lync para comunicaciones, control de presencia, reuniones virtuales.

Por otra parte, para la compañía, Microsoft Office es la herramienta cotidiana de trabajo para todos los empleados. Además, varios de nuestros principales productos se basan en la programación con Office como front-end para usuario final.

Todo esto nos llevó a evaluar Office 365 como nueva plataforma de servicios, donde además se incluye Microsoft Office Profesional. Después de un uso bastante intensivo podemos llegar a las siguientes conclusiones:

  • Office 365 tiene todos los servicios colaborativos (Exchange, SharePoint, Lync), y prácticamente sin limitaciones.
  • Office 365 proporciona Office Profesional Plus con 5 instalaciones por usuario para distintos dispositivos.
  • Office Web Apps ha llegado a un nivel de madurez importante, lo que ofrece no sólo acceso universal a la información, sino también posibilidades de edición y manipulación mediante cualquier navegador web.
  • El modelo de suscripción anual es lo suficientemente elástico para agregar o eliminar suscripciones en función de las necesidades de cada momento.
  • La integración de todos los productos está muy bien conseguida, de forma que el acceso a la información está asegurada desde cualquier equipo.

Además deberíamos resaltar las ventajas inherentes de contratar un servicio hospedado (en la nube):

  • Eliminar infraestructura on premise para alojar todos los servicios como Exchange, Lync, SharePoint. Esta infraestructura acaba convirtiéndose en crítica para la actividad diaria de la compañía, y esto a su vez, obliga disponer de hardware y medios técnicos para mantenerla siempre on line.
  • El coste de licenciamiento de todos estos servicios suele ser bastante alto: licencias servidor de Exchange, Lync, SharePoint, licencias CAL de acceso, licencias de Office, etc.
  • Costes de consumo eléctrico.
  • Pero quizás el más importante, es la migración a la que se nos obliga por la obsolescencia inevitable que se produce al cabo de unos años. Estas migraciones suelen acarrear infinidad de problemas. Con un servicio hospedado, y en el caso de Office 365 así es, se dan las condiciones óptimas para que estas migraciones sean responsabilidad del proveedor en su mayor parte.

Pero, hay que empezar migrando…o dicho de otra forma, estas ventajas se producirán una vez se haya “migrado” la infraestructura actual a la infraestructura en la nube. Y esto es un problema.

Si desglosamos los servicios de Office 365 iremos viendo donde se producen estos problemas.

  • Lync Online: aquí el problema es bastante menor (no suele haber datos que guardar y mantener). Simplemente, anunciar a los usuarios la nueva configuración y listo. A funcionar inmediatamente.
  • SharePoint Online: aquí el problema es mucho mayor. Si se trata de una compañía que utiliza SharePoint masivamente, se encontrará con que necesitará diseñar muy concienzudamente la migración, ya que le tocará recrear la estructura de sitios/subsitios, aplicaciones (ojo con la compatiblidad de las versiones), etc.
  • Exchange Online: debido a la complejidad de una herramienta como esta, Microsoft ha creado varias utilidades que ayudan a la migración desde un Exchange On Premise, pero desde luego es algo que queda muy lejos de ser trivial.
  • Office Profesional. Probablemente este sea uno de los elementos que parecería más trivial para una organización: simplemente se le da un vínculo al usuario y se le dice que instale mediante una cuenta de usuario. Realmente no es “tan así”. Si el usuario de Office es un usuario de nivel alto-medio no hay problema, pero no todos los usuarios son así. Se hará necesario formar a los usuarios en las ventajas que tiene Office 365 y su integración con Office Profesional:
    • Activación por cuenta de usuario.
    • Cuentas de acceso a su espacio personal SkyDrive.
    • Cuentas de acceso a los espacios compartidos en SharePoint (sitio de grupo).
    • Aprovechamiento de Office Web Apps.

Quizás el punto clave para facilitar todo esta migración esté en federar mediante ADFS para la creación de usuarios, asignación de permisos y derechos de uso, buzones de correo Exchange, etc. Esta posibilidad que ofrece Office 365, sólo en planes M (no en licencias SBP), obliga a montar una infraestructura on premise: servidor ADFS y Proxy de comunicación (Microsoft recomienda que se monten en alta disponibilidad). Con esto conseguiremos una mejor experiencia a la hora de replicar usuarios y grupos del directorio activo, y también Single-Sign-On para no obligar al usuario a validarse dos veces.

Sin embargo, para organizaciones pequeñas, esto puede no resultar un problema, ya que las migraciones pueden resultar sencillas aunque se realicen manualmente.

En un post posterior comentaré el proceso que estamos llevando a cabo para conseguir no morir en el intento.